Comment obtenir un permis de recruteur en Ontario : guide juridique pour les agences de recrutement de Toronto

Exploiter une agence de recrutement en Ontario sans permis valide expose désormais à des sanctions pouvant atteindre 50 000 $ par infraction. Depuis le 1er juillet 2024, la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (Employment Standards Act, ou ESA) exige que toute personne ou entreprise qui perçoit des frais pour placer des travailleurs détienne un permis de recruteur provincial — et les récents changements réglementaires ont modifié les frais, la durée du permis et les règles relatives au cautionnement.

Pour obtenir un permis de recruteur en Ontario, vous devez présenter une demande en ligne par le portail de délivrance des permis du ministère du Travail, payer des frais de 1 500 $ et, sauf exemption, déposer un cautionnement de 25 000 $. Les permis délivrés à compter du 1er janvier 2026 sont valides pour deux ans. La délivrance obligatoire de permis a été introduite par le projet de loi 27 (Loi de 2021 visant à oeuvrer pour les travailleurs) afin de protéger les travailleurs, en particulier les ressortissants étrangers, contre l'exploitation.

Ce guide accompagne les agences de recrutement de Toronto à chaque étape du processus, de la vérification initiale jusqu'au maintien du permis après son obtention.

Note : Cet article fournit des renseignements juridiques généraux à des fins éducatives seulement. Il ne constitue pas un avis juridique. Pour des conseils adaptés à la situation de votre agence, consultez un avocat qualifié.

Avez-vous besoin d'un permis de recruteur en Ontario ?

Avant d'aborder le processus de demande, il vaut la peine de vérifier si votre entreprise doit effectivement détenir un permis. L'exigence est large, mais elle n'est pas universelle.

Qui est un recruteur au sens de l'ESA ?

L'ESA définit un recruteur comme toute personne — ce qui comprend les particuliers, les sociétés par actions et les sociétés de personnes — qui, contre des frais, fait l'une des choses suivantes :

• Trouve ou tente de trouver un emploi en Ontario pour des employés potentiels, OU
• Trouve ou tente de trouver des employés pour des employeurs potentiels en Ontario

Fait important, votre entreprise n'a pas besoin d'être physiquement établie en Ontario pour que l'exigence de permis s'applique. Si vous recrutez des travailleurs pour des postes situés en Ontario et percevez des frais pour le faire, vous êtes un recruteur au sens de l'ESA, peu importe l'emplacement de vos bureaux.

Cela englobe les recruteurs à la commission, les cabinets de recherche de cadres à honoraires fixes, les agences de placement et les chasseurs de têtes qui travaillent contre des frais de placement.

Qui est exempté ?

Les catégories suivantes sont exclues de la définition de « recruteur » et n'ont pas besoin de permis :

• Le personnel interne des ressources humaines qui effectue du recrutement dans le cadre normal de ses fonctions pour son propre employeur
• Les employeurs qui embauchent directement pour leur propre effectif (aucun intermédiaire, aucun frais de placement)
• Les établissements d'enseignement, y compris les collèges privés, les universités et les établissements autochtones qui aident leurs propres étudiants ou anciens étudiants à trouver un emploi
• Les syndicats
• Les organismes de bienfaisance enregistrés
• Les services d'emploi sous contrat gouvernemental qui opèrent exclusivement en vertu d'ententes avec des entités de la Couronne ou des municipalités
• Les services de soutien aux personnes handicapées financés par des programmes provinciaux

La ligne de démarcation clé est les frais. Si vous percevez des frais de placement auprès d'un employeur ou d'un travailleur en échange de la mise en relation, vous êtes un recruteur. Si vous êtes un gestionnaire de l'acquisition de talents à l'interne qui embauche pour sa propre entreprise, vous ne l'êtes pas.

Comment obtenir un permis de recruteur en Ontario : étape par étape

Étape 1 : Déterminer si vous devez fournir un cautionnement

Avant d'ouvrir le portail de demande, vous devez décider si votre agence doit déposer un cautionnement de 25 000 $. Une erreur à cette étape peut retarder votre demande.

Vous êtes EXEMPTÉ du cautionnement si l'une des conditions suivantes s'applique :

1. Vous ne recruterez aucun ressortissant étranger, OU
2. Vous ne recruterez des ressortissants étrangers que pour des postes dont le salaire horaire est égal ou supérieur au salaire horaire médian en Ontario (tel que publié sur le site du Guichet-Emplois du gouvernement du Canada — vérifiez le montant en vigueur à jobbank.gc.ca avant de soumettre, puisqu'il est mis à jour périodiquement)

Si vous êtes admissible à l'exemption, votre permis comportera une condition obligatoire reflétant cette restriction. Vous ne pourrez placer des ressortissants étrangers que dans des postes atteignant le seuil du salaire médian.

Si vous n'êtes pas admissible à l'exemption, vous devez déposer un cautionnement totalisant 25 000 $ sous l'une des deux formes acceptées :

• Une lettre de crédit électronique irrévocable émise par une institution financière autorisée à fournir ce type d'instrument
• Un cautionnement de garantie émis par un assureur autorisé en vertu de la Loi sur les assurances de l'Ontario à souscrire des assurances cautionnement et de détournement (cette option a été ajoutée en vigueur le 29 avril 2024 par le Règlement de l'Ontario 182/24)

Vous pouvez passer à un autre régime ultérieurement : si vous choisissez initialement l'exemption, vous pouvez par la suite fournir le cautionnement de 25 000 $ et transmettre un avis écrit au ministère pour faire retirer la condition relative au salaire.

Étape 2 : Rassembler vos documents et renseignements

La demande se fait entièrement en ligne, mais il est utile d'avoir tout en main avant de commencer. Rassemblez les éléments suivants :

Renseignements sur l'entreprise et coordonnées :

• Dénomination légale complète de l'entité (particulier, société par actions ou société de personnes)
• Adresse de chaque emplacement physique de l'entreprise, y compris les emplacements hors de l'Ontario ou hors du Canada
• Coordonnées du contact principal (courriel, téléphone)

Détails sur la société ou la société de personnes :

• Pour les sociétés par actions : noms et adresses de tous les dirigeants et administrateurs
• Pour les sociétés de personnes : noms et adresses de tous les associés

Antécédents de conformité réglementaire :

• Divulgation de toute ordonnance antérieure rendue en vertu de l'ESA ou de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (Occupational Health and Safety Act, ou OHSA) et confirmation à savoir si vous vous y êtes conformé
• Divulgation de tout refus ou toute révocation antérieure d'un permis de recruteur ou d'agence de placement temporaire dans toute juridiction canadienne

Conformité fiscale :

• Votre numéro de vérification de conformité fiscale du ministère des Finances de l'Ontario — il est requis, que votre entreprise soit assujettie ou non aux taxes ontariennes

Sécurité au travail :

• Votre numéro de compte auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT / WSIB), le cas échéant. Un solde impayé de primes WSIB ou un défaut de production de déclarations fiscales provinciales ou fédérales constitue un motif de refus obligatoire.

Recrutement de ressortissants étrangers :

• Une déclaration indiquant si vous recruterez des ressortissants étrangers et, dans l'affirmative, si vous respecterez la condition du salaire médian
• Preuve du cautionnement (lettre de crédit ou cautionnement de garantie) si vous ne bénéficiez pas de l'exemption

Étape 3 : Présenter la demande sur le portail en ligne du ministère

Toutes les demandes doivent être soumises en ligne. Il n'existe aucun processus de demande sur papier.

Portail : https://www.tha.labour.gov.on.ca/portal/login/

Étapes à suivre dans le portail :

1. Créer un compte du ministère (ou vous connecter si vous en possédez déjà un)
2. Sélectionner « Recruteur » (« Recruiter ») comme type de permis — distinct du permis d'agence de placement temporaire
3. Remplir tous les champs requis avec exactitude
4. Téléverser votre documentation de cautionnement, le cas échéant
5. Confirmer et soumettre

L'exactitude n'est pas facultative : le directeur des normes d'emploi doit refuser les demandes contenant des renseignements faux ou trompeurs. Prenez le temps de vérifier chaque saisie avant de soumettre.

Étape 4 : Payer les frais de demande

À compter du 1er janvier 2026, les frais de demande pour un permis de recruteur sont de 1 500 $. Ces frais s'appliquent tant aux demandes initiales qu'aux renouvellements.

Rabais pour permis double : Si votre agence demande à la fois un permis de recruteur et un permis d'agence de placement temporaire, vous ne payez les frais qu'une seule fois — pour la première demande soumise — pourvu que la seconde soit déposée pendant que la première est encore en traitement ou pendant que vous détenez un permis actif issu de la première demande.

Les anciens frais de 750 $ s'appliquaient aux demandes soumises avant le 1er janvier 2026 et constituent maintenant un tarif révolu.

Étape 5 : Soumettre votre demande et en suivre l'état

Après la soumission, conservez votre numéro de confirmation ou votre courriel. Connectez-vous au portail régulièrement pour vérifier l'état de votre demande.

Lorsque le directeur reçoit une demande complète et se dit satisfait que vous répondez à tous les critères, le permis doit être délivré. Aucun délai de traitement publié n'existe — le ministère étudie les demandes au cas par cas. Vous pouvez vérifier l'état de votre demande à tout moment à l'adresse :

https://www.tha.labour.gov.on.ca/portal/s/public-facing-status-page

Répondez sans tarder à toute demande de documentation additionnelle du ministère — tout retard de votre part retardera votre demande.

Ce que le directeur examine :

Le directeur doit délivrer votre permis si :

• Vous vous êtes conformé à toute ordonnance antérieure rendue en vertu de l'ESA ou de la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l'emploi (Employment Protection for Foreign Nationals Act, ou EPFNA), ET
• Vous satisfaites à toutes les exigences de l'ESA et du Règlement de l'Ontario 99/23

Le directeur peut refuser s'il existe des motifs raisonnables de croire que vous n'exercerez pas vos activités avec honnêteté et intégrité, et conformément à la loi.

Le directeur doit refuser si vous :

• Avez contrevenu à des ordonnances antérieures en vertu de l'ESA ou de l'EPFNA
• Avez perçu des frais illégaux auprès de ressortissants étrangers
• Avez des condamnations criminelles liées à la traite des personnes (sans suspension du casier)
• Devez des primes à la CSPAAT
• Êtes en défaut de production de déclarations fiscales ontariennes ou fédérales
• Avez fait l'objet d'une interdiction en vertu de la Loi sur l'immigration en Ontario (Ontario Immigration Act)

Étape 6 : Recevoir votre permis et en comprendre les conditions

Une fois votre demande approuvée, votre permis apparaîtra dans le registre public en ligne du ministère de l'Ontario. Quelques éléments sont à retenir.

Durée du permis : Pour les demandes soumises à compter du 1er janvier 2026, les permis sont valides pendant deux ans à partir de la date de délivrance. Il s'agit d'un changement par rapport à la durée d'un an qui existait au début du régime de délivrance des permis.

Conditions du permis : Si vous avez obtenu l'exemption de cautionnement, votre permis comportera une condition obligatoire limitant votre recrutement de ressortissants étrangers à des postes atteignant ou dépassant le salaire horaire médian. Cette condition est visible dans le registre public.

Mise à niveau du permis : Si votre entreprise prend de l'expansion et que vous commencez à recruter des ressortissants étrangers pour des postes sous le salaire médian, vous devez fournir le cautionnement de 25 000 $ et en aviser le ministère par écrit avant de le faire. La condition salariale peut être levée en cours de mandat au moyen de ce processus.

Renouveler votre permis de recruteur en Ontario

Le renouvellement suit le même processus que la demande initiale : soumettez une nouvelle demande en ligne et payez les frais de 1 500 $.

Le ministère envoie des rappels de renouvellement par courriel 90 jours et 30 jours avant l'expiration de votre permis. N'attendez pas ces rappels — exercer après l'expiration équivaut à exercer sans permis et entraîne les mêmes sanctions.

Si vous avez un cautionnement au dossier, il se renouvelle automatiquement à moins que vous ne donniez un préavis écrit d'au moins 90 jours pour l'annuler.

Note de transition : Les permis délivrés avant le 1er janvier 2026 demeurent assujettis au cycle initial d'un an jusqu'à leur expiration. Ils se renouvellent ensuite selon le système de deux ans.

Quelles sont les conséquences d'opérer sans permis ?

Sanctions pour les recruteurs non autorisés

Exercer comme recruteur sans permis valide constitue une pratique interdite en vertu de l'ESA. La structure des sanctions est la suivante :

Les sanctions sont imposées par les agents du ministère du Travail à la suite d'une enquête et peuvent être émises sous forme d'avis d'infraction.

Au-delà des amendes, un recruteur dont la demande est refusée ou dont le permis est révoqué fait face à une interdiction de nouvelle demande de deux ans — il ne peut pas présenter une nouvelle demande à moins qu'il ne dispose de nouveaux éléments de preuve pour convaincre le directeur.

Sanctions pour les employeurs qui font appel à des recruteurs non autorisés

Les employeurs ne sont pas de simples spectateurs. L'ESA interdit expressément aux employeurs et aux autres recruteurs de retenir sciemment les services d'un recruteur qui ne détient pas de permis valide. La même structure de sanctions — jusqu'à 50 000 $ — s'applique.

Implication pratique : Avant de retenir les services d'un recruteur externe, vérifiez l'état de son permis dans le registre public de l'Ontario. C'est votre protection de diligence raisonnable.

Le cautionnement comme mécanisme de protection des travailleurs

Le cautionnement de 25 000 $ détenu par le ministère n'est pas qu'une formalité réglementaire. En vertu de l'ESA, ce cautionnement peut servir à satisfaire :

• Les ordonnances de recouvrement de salaire
• Les jugements d'indemnisation
• Les ordonnances de remboursement de frais (pour des frais illégalement perçus auprès de ressortissants étrangers)
• Les ordonnances d'indemnisation pour représailles

C'est la raison d'être du cautionnement, et c'est pourquoi l'application de la loi est importante.

Recrutement de ressortissants étrangers : règles additionnelles en vertu de l'EPFNA

Si vos activités de recrutement concernent des ressortissants étrangers — c'est-à-dire des personnes qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents —, une couche supplémentaire de droit s'applique : la Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l'emploi (Employment Protection for Foreign Nationals Act, ou EPFNA).

En vertu de l'EPFNA, il est interdit de :

• Percevoir des frais auprès de ressortissants étrangers pour des services de recrutement
• Retenir ou saisir le passeport, le permis de travail ou d'autres documents d'un ressortissant étranger
• Menacer de représailles pour avoir cherché à faire valoir les protections prévues par l'EPFNA

Les violations de l'EPFNA constituent également un motif de refus obligatoire d'un permis de recruteur — et cela s'applique aux demandes futures. Une violation de l'EPFNA reste au dossier aux fins de la délivrance du permis.

Si vous recrutez des ressortissants étrangers pour des postes sous le salaire médian sans avoir fourni le cautionnement de 25 000 $, vous contrevenez également aux conditions de votre permis, ce qui peut entraîner sa suspension ou sa révocation.

Permis de recruteur et permis d'agence de placement temporaire : principales différences

De nombreuses agences de Toronto exercent dans les deux domaines et ignorent parfois quel permis — ou lesquels — leur sont nécessaires.

Permis de recruteur : Requis lorsque vous trouvez des postes permanents ou contractuels pour des travailleurs et percevez des frais de placement auprès de l'employeur (ou du travailleur). Cela inclut la recherche à la commission, la recherche de cadres à honoraires fixes et la dotation contractuelle facturée comme des frais de placement.

Permis d'agence de placement temporaire (THA) : Requis lorsque votre agence affecte ses propres employés à travailler temporairement au sein de l'entreprise d'un client. Dans une entente THA, le travailleur est employé par l'agence, et non par le client.

Certaines agences ont besoin des deux permis — par exemple, une agence de placement qui place à la fois des travailleurs contractuels (THA) et des candidats à des postes permanents à la commission (recruteur). Le rabais sur les frais de demande double signifie que la seconde demande est gratuite si elle est soumise pendant la période de validité de la première.

Foire aux questions

Ai-je besoin d'un permis de recruteur si je travaille de la maison ?

Oui. L'exigence de permis s'attache à l'entité juridique et non à un bureau physique. Si vous exercez comme entreprise individuelle, société par actions ou société de personnes et que vous percevez des frais pour placer des travailleurs dans des postes ontariens, vous avez besoin d'un permis, peu importe d'où vous travaillez.

Combien de temps faut-il pour obtenir un permis de recruteur en Ontario ?

Le ministère ne publie pas de délai de traitement standard. Une fois qu'une demande complète est reçue et que tous les critères sont remplis, le permis doit être délivré. Vérifiez l'état de votre demande dans le portail du ministère. Les demandes incomplètes ou les demandes de renseignements supplémentaires prolongeront le délai.

Puis-je utiliser un cautionnement de garantie plutôt qu'une lettre de crédit pour le cautionnement de 25 000 $ ?

Oui. Depuis le 29 avril 2024 (Règlement de l'Ontario 182/24), la lettre de crédit électronique irrévocable et le cautionnement de garantie émis par un assureur autorisé en vertu de la Loi sur les assurances de l'Ontario constituent tous deux des formes de cautionnement acceptables.

Le permis de recruteur de l'Ontario s'applique-t-il aux agences situées à l'extérieur de l'Ontario ?

Oui. L'ESA s'applique à toute personne qui recrute, contre des frais, pour des postes situés en Ontario, peu importe où le recruteur est établi. Une agence de recrutement d'une autre province ou internationale qui place des travailleurs dans des postes ontariens doit détenir un permis de recruteur ontarien.

Comment puis-je renouveler mon permis de recruteur ?

Soumettez une nouvelle demande sur le même portail en ligne, payez les frais de renouvellement de 1 500 $ et mettez à jour tout renseignement modifié. Le ministère enverra des courriels de rappel 90 et 30 jours avant l'expiration. Tout cautionnement au dossier se renouvelle automatiquement, à moins que vous n'ayez donné un préavis de 90 jours ou plus pour l'annuler.

Que se passe-t-il si ma demande de permis est refusée ?

Vous disposez de 30 jours pour déposer un appel devant la Commission des relations de travail de l'Ontario (Ontario Labour Relations Board, ou OLRB). La OLRB peut confirmer, modifier ou annuler la décision du directeur et peut ordonner la délivrance ou la réactivation d'un permis. Si le refus est maintenu, vous ne pouvez pas présenter une nouvelle demande pendant deux ans, à moins que de nouveaux éléments de preuve ne soient disponibles pour convaincre le directeur.

Un employeur peut-il être sanctionné pour avoir fait appel à un recruteur non autorisé ?

Oui. Les employeurs qui retiennent sciemment les services d'un recruteur non autorisé font face à la même structure de sanctions que le recruteur : 15 000 $ pour une première infraction, jusqu'à 50 000 $ pour une troisième. Vérifiez toujours l'état du permis d'un recruteur dans le registre public du ministère avant de retenir ses services.

Sources et ressources officielles

Lois et règlements de l'Ontario

1. Loi de 2000 sur les normes d'emploi — Délivrance de permis : agences de placement temporaire et recruteurs
2. Règlement de l'Ontario 99/23 — Délivrance de permis : agences de placement temporaire et recruteurs
3. Loi de 2009 sur la protection des étrangers dans le cadre de l'emploi

Ressources du gouvernement de l'Ontario 4. Délivrance de permis aux agences de placement temporaire et aux recruteurs — Ministère du Travail 5. Portail de délivrance de permis THA et recruteur — Demande et état 6. Registre public de l'état des titulaires de permis

Ressources du gouvernement fédéral 7. Salaire horaire médian de l'Ontario — Guichet-Emplois du gouvernement du Canada

Contactez Hadri Law

Le cadre ontarien de délivrance de permis de recruteur — en particulier les exemptions de cautionnement pour ressortissants étrangers, les conditions du permis et les obligations de conformité — peut s'avérer plus exigeant qu'il n'y paraît. Que vous présentiez une nouvelle demande, que vous fassiez face à un refus, ou que vous souhaitiez conseiller votre agence sur la conformité générale à l'ESA, Hadri Law peut vous aider.

Nassira El Hadri est avocate en droit des sociétés et droit commercial au sein de Hadri Law Professional Corporation. Elle conseille des entreprises de Toronto en matière de conformité réglementaire et de droit connexe à l'emploi. Hadri Law offre ses services en anglais, en français, en espagnol et en catalan.

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