Permis de recruteur en Ontario FAQ : ce que recruteurs et employeurs doivent savoir

Depuis le 1er juillet 2024, la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (LNE / ESA) de l'Ontario exige que tout recruteur ou toute agence de placement temporaire qui perçoit des frais détienne un permis provincial valide pour exercer ses activités. Introduit par le projet de loi 27 (Loi de 2021 pour des emplois meilleurs), le régime du permis de recruteur en Ontario prévoit des frais de demande pouvant atteindre 1 500 $, une caution de 25 000 $ et des amendes pouvant aller jusqu'à 50 000 $ en cas de non-conformité.

Que vous exploitiez une firme de dotation, exerciez comme recruteur autonome ou recrutiez par l'entremise d'une agence tierce, comprendre les exigences ontariennes en matière de permis de recruteur est devenu une obligation légale. Cette FAQ répond aux questions que nous entendons le plus souvent de la part des professionnels du recrutement et des employeurs partout en Ontario.

Permis de recruteur Ontario : qui doit en détenir un?

Ai-je besoin d'un permis de recruteur en Ontario?

Si vous percevez des frais pour placer des candidats auprès d'employeurs, ou pour trouver un emploi à des chercheurs d'emploi, vous avez besoin d'un permis de recruteur pour exercer en Ontario.

En vertu de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (ESA), un « recruteur » est défini comme toute personne qui, contre rémunération, trouve ou tente de trouver un emploi en Ontario pour des employés éventuels, ou qui trouve ou tente de trouver des employés pour des employeurs éventuels. Les deux volets de cette définition comptent.

L'élément « contre rémunération » n'est pas anodin. Le service des ressources humaines interne d'un employeur, par exemple, recrute en permanence, mais puisqu'il ne facture pas ce service à un tiers externe, il ne correspond pas à la définition prévue par la loi et n'a pas besoin de permis. En revanche, si vous êtes recruteur autonome facturant des honoraires de placement, ou si vous exploitez une firme de dotation qui facture ses clients pour le sourcing de candidats, l'obligation de détenir un permis s'applique à vous.

Cette exigence vise aussi les agences établies à l'extérieur de l'Ontario qui placent des travailleurs dans des postes situés en Ontario. Ce n'est pas l'emplacement du bureau du recruteur qui est déterminant, c'est l'endroit où le travail est exécuté.

Qui est exempté de l'obligation de permis de recruteur en Ontario?

La LNE prévoit des catégories précises qui sont exemptées de l'obligation de permis, même lorsque leurs activités peuvent ressembler à du recrutement :

1. Les employés qui font du recrutement dans le cadre de leurs fonctions : les professionnels RH à l'interne et les gestionnaires qui recrutent pour leur propre employeur ne sont pas des « recruteurs » au sens de la LNE.
2. Les employeurs qui embauchent leur propre personnel : une entreprise qui cherche à pourvoir ses propres postes, sans facturer de frais à qui que ce soit, est exemptée.
3. Les établissements d'enseignement : écoles, collèges, universités et collèges privés d'enseignement professionnel.
4. Les syndicats : les bureaux d'embauche syndicaux qui placent des membres auprès d'employeurs signataires n'ont pas besoin de permis.
5. Les organismes de bienfaisance enregistrés : les organismes sans but lucratif possédant un enregistrement comme organisme de bienfaisance sont exemptés.
6. Les services d'emploi sous contrat gouvernemental : les entités qui offrent des services d'emploi dans le cadre d'un contrat avec le gouvernement sont exemptées.
7. Les personnes servant uniquement des personnes ayant une déficience intellectuelle : celles qui fournissent des services exclusivement aux personnes ayant une déficience intellectuelle bénéficiant de soutiens financés par le gouvernement sont également exclues.

Si votre situation ne s'inscrit pas clairement dans l'une de ces catégories, présumez que l'obligation de permis s'applique. Les conséquences d'une activité sans permis sont suffisamment lourdes pour justifier une vérification de votre statut avant d'aller de l'avant.

Une agence de placement temporaire a-t-elle besoin du même permis qu'un recruteur?

Une agence de placement temporaire (APT) et un recruteur relèvent d'exigences de permis connexes, mais distinctes. Les deux ont besoin d'un permis, mais il s'agit de deux types de permis différents qui visent des activités différentes.

Une agence de placement temporaire affecte des travailleurs à des entreprises clientes pour exécuter un travail à titre temporaire. L'agence est l'employeur du travailleur; le client dirige le travail. Un recruteur, à l'inverse, met en relation des employeurs et des chercheurs d'emploi : une fois l'embauche conclue, le rôle du recruteur prend généralement fin.

Si votre entreprise fait les deux, par exemple placer du personnel temporaire via une structure d'APT tout en sourçant des embauches permanentes par une division de recrutement, vous avez besoin des deux permis. Toutefois, depuis le 1er janvier 2026, si vous demandez les deux permis en même temps (ou pendant qu'une première demande est en cours de traitement), vous ne payez qu'un seul droit de demande de 1 500 $ au lieu de deux droits distincts.

Permis de recruteur Ontario : demande, droits et coûts

Combien coûte un permis de recruteur en Ontario?

La structure tarifaire a changé le 1er janvier 2026. Le montant dépend de la date de dépôt de votre demande :

Les droits s'appliquent tant aux demandes initiales qu'aux renouvellements. Le paiement s'effectue en ligne via le portail de délivrance de permis du ministère, par Mastercard, Visa ou les versions débit de ces cartes.

Le passage à un permis de deux ans est un changement pertinent pour la planification des renouvellements. Les permis délivrés sous le nouveau régime durent deux fois plus longtemps, ce qui réduit le fardeau administratif du renouvellement annuel.

Dois-je fournir une caution?

La réponse dépend de la question de savoir si vous recrutez ou non des ressortissants étrangers, et, le cas échéant, à quel niveau de salaire.

Agences de placement temporaire : une caution de 25 000 $ est toujours exigée.

Recruteurs : l'exigence de caution peut être levée si l'une des conditions suivantes s'applique :

1. Vous ne recruterez pas de ressortissants étrangers (soit les personnes qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents), ou
2. Vous recrutez des ressortissants étrangers exclusivement pour des postes dont la rémunération est égale ou supérieure au salaire horaire médian (tel que déterminé par les données de Statistique Canada).

Si aucune de ces conditions ne s'applique, par exemple si vous placez des ressortissants étrangers dans des postes dont la rémunération peut être inférieure au salaire médian, vous devez fournir la caution de 25 000 $.

Les formes de garantie acceptées sont :

• Une lettre de crédit irrévocable électronique (émise par une institution financière agréée), ou
• Un cautionnement (émis par une compagnie d'assurance agréée).

Note importante sur les coûts : si vous demandez à la fois un permis d'APT et un permis de recruteur, vous n'êtes tenu de fournir qu'une seule caution de 25 000 $, et non 50 000 $.

Note sur les seuils salariaux et les types de postes : Les postes dont la rémunération est entièrement fondée sur la commission ne peuvent satisfaire à la condition du « salaire égal ou supérieur au salaire médian », car le recruteur ne peut pas garantir que l'employé éventuel gagnera au moins le salaire horaire médian. Pour les postes assortis d'une fourchette salariale définie, c'est toute la fourchette qui doit respecter le seuil : si le bas de la fourchette se situe sous le salaire horaire médian, la condition n'est pas remplie. Par contre, si un poste prévoit un taux de base plus commission, le recruteur peut s'appuyer sur le taux de base seul pour évaluer si le seuil du salaire médian est respecté. En cas d'incertitude quant au respect du seuil par un poste, vous pouvez soit refuser le placement, soit fournir la caution de 25 000 $ pour retirer entièrement cette condition de votre permis.

Comment déposer une demande de permis de recruteur en Ontario?

Les demandes sont déposées en ligne via le portail de délivrance de permis du ministère du Travail, de l'Immigration, de la Formation et du Développement des compétences (MLTSD), à l'adresse tha.labour.gov.on.ca. Le portail conserve votre progression pendant 14 jours entre deux sessions si vous devez rassembler des informations en plusieurs fois.

Vous devrez fournir les renseignements suivants dans votre demande :

• Coordonnées des personnes que le ministère peut joindre en cas de questions
• Toutes les adresses d'affaires, y compris celles situées à l'extérieur du Canada
• Noms et adresses de tous les dirigeants, administrateurs ou associés de l'entreprise
• Renseignements sur toute demande ou tout permis similaire détenu dans d'autres provinces canadiennes
• Indication si vous recrutez des ressortissants étrangers et, le cas échéant, à quels niveaux de salaire
• Antécédents judiciaires des personnes clés
• Un numéro de vérification de conformité fiscale délivré par le ministère des Finances de l'Ontario (qui confirme que vous êtes à jour dans vos obligations fiscales provinciales)
• Les pièces justificatives relatives à la caution, si elle est requise

Fournir des renseignements faux ou trompeurs dans une demande constitue en soi une violation de la LNE et peut entraîner le refus du permis ainsi que des sanctions pécuniaires.

Quelle est la durée du permis de recruteur en Ontario?

La période de validité a changé à compter du 1er janvier 2026 :

• Demandes déposées avant le 1er janvier 2026 : permis d'un an
• Demandes déposées le 1er janvier 2026 ou après : permis de deux ans

Le ministère envoie des courriels de rappel 90 jours et 30 jours avant l'expiration du permis. Si vous demandez le renouvellement avant l'expiration de votre permis actuel, vous pouvez continuer à exercer sous le permis existant pendant l'examen de votre demande de renouvellement. Cela évite toute interruption d'exploitation durant la période d'examen administratif.

Conformité et sanctions liées au permis de recruteur en Ontario

Que se passe-t-il si j'exerce sans permis de recruteur en Ontario?

Exercer comme recruteur non autorisé en Ontario vous expose à des sanctions importantes en vertu de la Loi sur les normes d'emploi :

Au-delà des sanctions pécuniaires, le ministère peut aussi intenter des poursuites. Et si vous avez fourni des renseignements faux dans une demande de permis, cela constitue une infraction distincte assujettie aux mêmes paliers de sanctions.

L'exigence de permis est devenue pleinement en vigueur le 1er juillet 2024. Les recruteurs qui avaient déposé une demande avant cette date pouvaient continuer à exercer en vertu d'une règle transitoire pendant l'examen de leur dossier. Cette protection transitoire ne s'applique plus aux nouveaux demandeurs : si vous déposez une demande le 1er juillet 2024 ou après et qu'aucun permis n'a encore été délivré, vous ne pouvez pas exercer dans l'intervalle.

Les employeurs peuvent-ils être sanctionnés pour avoir recouru à un recruteur non autorisé?

Oui, et c'est un point que beaucoup d'employeurs négligent. La LNE interdit aux employeurs de retenir sciemment les services d'un recruteur ou d'une agence de placement temporaire qui ne détient pas de permis. Le mot « sciemment » est important : la position du ministère est que l'on attend des employeurs qu'ils vérifient le statut du permis avant de retenir les services d'une firme de recrutement.

Les mêmes paliers de sanctions s'appliquent aux employeurs qui retiennent les services de recruteurs non autorisés : 15 000 $ pour une première infraction, 25 000 $ pour une deuxième et 50 000 $ pour une troisième (chacune à l'intérieur d'une fenêtre de trois ans).

Pour vérifier si un recruteur ou une APT détient un permis ontarien valide, utilisez l'outil public de vérification du ministère à tha.labour.gov.on.ca/portal/s/public-facing-status-page. C'est une démarche pratique à intégrer dans le processus d'intégration des fournisseurs par les responsables RH et les équipes d'approvisionnement.

Mon permis de recruteur peut-il être refusé, suspendu ou révoqué?

Le directeur des normes d'emploi a le pouvoir de refuser, de suspendre ou de révoquer un permis de recruteur dans des circonstances précises.

Motifs de refus obligatoires :

• Non-respect d'une ordonnance antérieure rendue en vertu de la LNE ou de la Loi sur la protection des étrangers dans le cadre de l'emploi (EPFNA)
• Antécédents de perception d'honoraires illégaux auprès de ressortissants étrangers en contravention de l'EPFNA
• Certaines condamnations criminelles sans suspension du casier (notamment traite de personnes, exploitation de la main-d'œuvre et certaines infractions en matière d'immigration en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés)
• Absence d'inscription à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB) ou arriérés de cotisations WSIB
• Interdiction active en vertu de la Loi ontarienne sur l'immigration
• Défaut relatif aux obligations de déclaration fiscale en Ontario ou au fédéral

Les mêmes motifs s'appliquent aux dirigeants, administrateurs et associés de l'entité qui présente la demande, et non uniquement à l'entreprise elle-même.

Motifs de refus discrétionnaires :

• Motifs raisonnables de croire que le demandeur n'exercera pas ses activités « avec honnêteté et intégrité et conformément à la loi »
• Déclarations fausses ou trompeuses dans la demande

Avant de refuser ou de révoquer un permis (sauf dans les cas de condamnations criminelles), le directeur envoie généralement un avis écrit accordant au demandeur 60 jours pour démontrer sa conformité. Il s'agit de la « période de correction », une occasion de remédier aux lacunes avant qu'une décision formelle ne soit rendue.

Si votre permis est refusé ou révoqué, vous disposez de 30 jours pour déposer une demande de révision auprès de la Commission des relations de travail de l'Ontario (CRTO / OLRB). La CRTO peut maintenir, modifier ou annuler la décision et, lorsque cela est approprié, délivrer ou rétablir un permis. À noter : les demandeurs refusés ou dont le permis est révoqué sont visés par une interdiction de deux ans pour toute nouvelle demande (à moins que de nouveaux éléments ne soient soumis).

Renouvellement du permis de recruteur Ontario et conformité continue

Comment renouveler mon permis de recruteur en Ontario?

Le renouvellement suit essentiellement le même processus que la demande initiale : vous déposez une nouvelle demande en ligne via le portail du ministère avant l'expiration de votre permis actuel.

Notes pratiques sur le renouvellement :

• Si vous déposez votre demande avant l'expiration, votre permis existant demeure valide jusqu'à la date d'expiration initiale.
• Si le renouvellement est refusé, votre permis demeure valide pendant 30 jours supplémentaires, auxquels s'ajoute toute période de révision devant la CRTO.
• Vous n'avez pas à fournir une nouvelle caution de 25 000 $ si le ministère détient déjà votre caution en vigueur.
• Votre caution se renouvelle automatiquement d'année en année, sauf si votre institution financière fournit un préavis de non-renouvellement d'au moins 90 jours.

Les courriels de rappel du ministère, à 90 et à 30 jours, facilitent le suivi de votre fenêtre de renouvellement. Intégrez le renouvellement du permis à votre calendrier annuel de conformité.

À quoi sert la caution de 25 000 $?

La caution n'est pas des frais : c'est une garantie d'exécution détenue par le ministère en protection des travailleurs et des clients. Elle peut être utilisée pour exécuter des ordonnances rendues en vertu de la Loi sur les normes d'emploi, notamment :

• Ordonnances visant à recouvrer les frais illégalement perçus auprès de travailleurs (art. 74.14 de la LNE)
• Ordonnances d'indemnisation découlant de litiges avec une APT (art. 74.16 de la LNE)
• Ordonnances visant les salaires dus à des travailleurs placés par le recruteur ou l'APT

Si le ministère puise dans votre caution, il vous en avise dans un délai de 30 jours et vous devez reconstituer la totalité des 25 000 $ dans les 30 jours suivant cet avis.

Après la fin de votre permis (que ce soit par expiration, refus de renouvellement, révocation, suspension ou annulation volontaire), le ministère conserve la caution pendant 12 mois. Si des plaintes sous la LNE ou l'EPFNA sont en cours à ce moment-là, le ministère la conserve jusqu'à 12 mois après la résolution de la dernière plainte.

Sources et ressources officielles

Lois ontariennes citées

1. Loi de 2000 sur les normes d'emploi — Texte intégral (Lois-en-ligne)
2. Loi sur la protection des étrangers dans le cadre de l'emploi (EPFNA)

Directives gouvernementales de l'Ontario 3. Guide de la LNE — Permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs 4. Ontario.ca — Permis pour les agences de placement temporaire et les recruteurs (frais, contacts, demande)

Historique législatif 5. Projet de loi 27, Loi de 2021 pour des emplois meilleurs — Assemblée législative de l'Ontario

Demande et vérification de permis 6. MLTSD — Portail de demande de permis en ligne 7. MLTSD — Vérification publique du statut du permis

Appels 8. Commission des relations de travail de l'Ontario (CRTO) — Appels de refus de permis

Contactez Hadri Law

Naviguer dans le régime ontarien de permis de recruteur, c'est plus que remplir un formulaire en ligne. Que vous lanciez une nouvelle firme de recrutement, que vous répondiez à une enquête de conformité du ministère ou que vous gériez un renouvellement de permis, les détails comptent, et les sanctions en cas d'erreur sont lourdes.

L'équipe de droit du travail de Hadri Law aide les firmes de recrutement, les agences de dotation et les employeurs de la région de Toronto à comprendre leurs obligations en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi. Nous conseillons sur les demandes de permis, les exigences de caution, les examens de conformité et les appels de permis devant la Commission des relations de travail de l'Ontario.

Nous servons notre clientèle en anglais, en français, en espagnol et en catalan.

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