Les employeurs ontariens évoluent dans l'un des environnements de conformité les plus mouvants au Canada. Depuis 2021, la série législative Working for Workers a ajouté de nouvelles politiques obligatoires, élargi celles qui existaient déjà et, à compter de 2026, accordé aux inspecteurs du ministère du Travail le pouvoir d'imposer des sanctions pécuniaires sans passer par les tribunaux. Chez Hadri Law, nos avocats en politiques en milieu de travail à Toronto aident les entreprises à bâtir des politiques juridiquement solides, à vérifier les documents existants pour repérer les lacunes de conformité, et à mettre à jour les manuels chaque fois que la législation change.

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Ce à quoi les employeurs ontariens font face

La plupart des propriétaires d'entreprise n'ont pas ouvert leurs portes pour devenir des experts du droit du travail. Pourtant, les exigences ontariennes en matière de conformité dépassent largement l'affichage d'un avis de santé et sécurité dans la salle à café. Au cours des quatre dernières années seulement, les employeurs ont dû ajouter des politiques de déconnexion du travail, des avis de surveillance électronique et des programmes élargis de lutte contre le harcèlement couvrant les environnements virtuels, avec d'autres changements entrant en vigueur en 2025 et 2026.

Les enjeux financiers sont considérables. Sous le régime de la Loi sur la santé et la sécurité au travail (LSST), les sociétés s'exposent à des amendes pouvant atteindre 2 000 000 $ par infraction. Les administrateurs et dirigeants engagent leur responsabilité personnelle jusqu'à concurrence de 1 500 000 $, même s'ils n'ont pas participé directement à l'infraction. La Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (AODA) prévoit des sanctions pouvant aller jusqu'à 100 000 $ par jour pour les sociétés en défaut.

À compter du 1er janvier 2026, la Working for Workers Seven Act, 2025 (projet de loi 30) introduit des sanctions administratives pécuniaires (SAP) sous la LSST, conférant aux inspecteurs du ministère du Travail le pouvoir d'imposer directement des amendes, sans procédure judiciaire. Il s'agit d'un changement marqué dans la façon dont s'exerce l'application de la loi, et les entreprises qui n'ont pas révisé leurs politiques récemment sont réellement exposées.

Une révision approfondie des politiques coûte aujourd'hui une fraction de ce que représente la défense d'une plainte devant le ministère du Travail, d'une instance devant le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (HRTO) ou d'une poursuite en vertu de la LSST. Nos avocats abordent les politiques en milieu de travail comme ils abordent les contrats commerciaux : conçues pour résister à l'examen, et non simplement pour cocher une case.

Quelles politiques en milieu de travail la loi ontarienne exige-t-elle ?

Les exigences ontariennes en matière de politiques obligatoires varient selon la taille de l'employeur. Voici ce que la loi exige actuellement, organisé par seuil :

Tous les employeurs (peu importe la taille)

Tout employeur ontarien assujetti à la LSST doit se doter :

D'une politique de santé et sécurité au travail — révision annuelle obligatoire (LSST art. 32.0.1(1))
D'une politique de prévention de la violence au travail — doit comprendre une évaluation des risques et un programme (LSST art. 32.0.2)
D'une politique de prévention du harcèlement au travail — doit prévoir des procédures de signalement, des protocoles d'enquête et des mesures de confidentialité (LSST art. 32.0.6) ; révision annuelle obligatoire ; élaborée en consultation avec le Comité mixte sur la santé et la sécurité au travail (CMSST), le cas échéant

Note : si vous employez régulièrement moins de six travailleurs, ces politiques sont tout de même requises, mais elles n'ont pas à être consignées par écrit à moins qu'un inspecteur du ministère ne l'exige. Pour six employés et plus, les trois politiques doivent être écrites et affichées bien en vue — ou rendues disponibles dans un format électronique facilement accessible.

Depuis octobre 2024, la Working for Workers Five Act, 2024 a modifié les définitions de « harcèlement au travail » et de « harcèlement sexuel au travail » sous la LSST afin d'inclure explicitement la conduite survenant virtuellement par l'entremise des technologies de l'information et des communications, y compris les courriels, les appels vidéo et les plateformes de messagerie. Les employeurs en télétravail ou en mode hybride doivent veiller à ce que leurs programmes de lutte contre le harcèlement reflètent cette réalité.

Tout employeur qui recueille des renseignements personnels doit maintenir une politique de confidentialité conforme à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Pour les entreprises sous réglementation fédérale établies en Ontario (banques, entreprises de télécommunications, par exemple), la LPRPDE (PIPEDA) s'applique aux données des employés et des clients. Pour les employeurs ontariens sous réglementation provinciale, la LPRPDE régit les données des clients et des consommateurs, mais non les renseignements personnels des employés : l'Ontario n'a pas, à ce jour, de loi générale sur la protection des renseignements personnels des employés du secteur privé.

Employeurs de 25 employés ou plus

Si vous comptiez 25 employés ou plus au 1er janvier d'une année donnée, vous devez avoir en place, avant le 1er mars de cette même année, les politiques écrites suivantes :

Politique de déconnexion du travail — ajoutée à la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (LNE art. 21.1.2) par la Working for Workers Act, 2021. Cette politique précise vos attentes concernant les communications de travail en dehors des heures. La loi n'exige pas que vous accordiez aux employés un droit à la déconnexion — elle exige que vous consigniez votre position par écrit et que vous en remettiez copie à tous les employés dans les 30 jours.
Politique de surveillance électronique — ajoutée par la Working for Workers Act, 2022 (LNE art. 21.1.3). Si vous surveillez les employés par des moyens électroniques — dispositifs de repérage, activité informatique, GPS dans les véhicules d'entreprise — vous devez le divulguer par écrit, expliquer comment et pourquoi la surveillance a lieu, et remettre copie de la politique à tous les employés dans les 30 jours.

À compter du 1er juillet 2025, les employeurs de 25 employés ou plus doivent remettre aux nouvelles recrues une description écrite de leurs conditions initiales d'emploi — y compris le salaire de départ, la période de paie et les heures de travail — généralement avant le premier jour de travail. À compter du 1er janvier 2026, les offres d'emploi affichées publiquement par ces mêmes employeurs devront également indiquer la rémunération prévue (ou une fourchette) ainsi que l'utilisation ou non de l'intelligence artificielle pour trier ou évaluer les candidatures.

Employeurs de 50 employés ou plus

Une politique d'accessibilité écrite et un plan pluriannuel d'accessibilité sont obligatoires en vertu de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (AODA). Le plan doit être mis à jour au moins tous les cinq ans et affiché publiquement si votre entreprise possède un site Web.

Employeurs de 100 employés ou plus

Un programme d'équité salariale écrit est exigé par la Loi sur l'équité salariale, L.R.O. 1990, c. P.7, en plus des obligations substantielles d'équité salariale qui s'appliquent aux employeurs plus petits.

Les politiques qui ne sont pas obligatoires — mais que vous devriez avoir

Les politiques obligatoires fixent un plancher juridique. Elles ne vous protègent pas de tout.

Lorsqu'un employé est congédié et conteste la décision, dépose une plainte de harcèlement, ou publie un message dommageable à l'endroit de l'entreprise en ligne, la première question que se posera un tribunal ou un arbitre est la suivante : l'employeur avait-il une politique claire et communiquée — et l'a-t-il appliquée de façon cohérente ?

L'absence des politiques suivantes ne garantit pas la responsabilité, mais leur présence réduit considérablement votre exposition :

Politique de télétravail et de mode hybride. Depuis le 1er juillet 2025, les obligations de santé et sécurité prévues à la LSST s'étendent au télétravail effectué dans une résidence privée ou à proximité. Une politique de télétravail devrait traiter de la fourniture d'équipement, du remboursement des dépenses, des attentes de rendement et de la façon dont vos obligations de sécurité s'étendent à l'espace de travail au domicile. Cette politique est distincte de votre politique de déconnexion du travail.

Politique sur les médias sociaux et la conduite numérique. Les tribunaux et arbitres ontariens ont confirmé des mesures disciplinaires — y compris des congédiements — pour une conduite en médias sociaux hors des heures de travail qui porte atteinte à la réputation de l'employeur ou aux relations en milieu de travail. L'exigence essentielle : la politique doit exister, avoir été communiquée aux employés et avoir été appliquée de façon cohérente. Sans documentation, toute mesure disciplinaire devient difficile à défendre.

Politique de discipline progressive. Le droit ontarien n'impose pas un processus de discipline progressive avant un congédiement pour motif valable. Toutefois, lorsqu'un congédiement est contesté comme injustifié, une discipline progressive documentée — avertissements verbaux, avertissements écrits, suspensions — constitue votre preuve principale de motif valable. Les employeurs sans politique écrite peinent généralement à démontrer la cohérence de leur approche.

Politique sur l'intelligence artificielle et l'utilisation des technologies. Aucune loi ontarienne ne régit actuellement l'utilisation par les employés d'outils d'IA générative, mais l'exposition est bien réelle : données confidentielles de clients saisies dans des plateformes tierces, questions de droit d'auteur sur les produits générés par IA, préoccupations liées au suivi de la productivité. Une politique claire dès maintenant vous place en bonne posture bien avant la réglementation.

Politique sur les substances et la capacité au travail. La légalisation du cannabis a créé une tension permanente entre les droits des employés, les obligations d'accommodement et la sécurité au travail — particulièrement dans les environnements à haute sensibilité sécuritaire. Une politique sur la capacité doit être rédigée avec soin pour éviter les atteintes aux droits de la personne tout en préservant vos obligations de sécurité sous la LSST.

Politique de confidentialité et de propriété intellectuelle. Pour les cabinets de services professionnels, les entreprises technologiques et tout employeur possédant des processus propriétaires ou des relations clients, une politique de confidentialité — indiquant clairement ce que les employés ne peuvent pas divulguer et ce qui appartient à l'entreprise — constitue un fondement. Le parcours de Nassira El Hadri en matière de contrats commerciaux fait en sorte que ces politiques sont rédigées avec la même rigueur qu'une clause de confidentialité commerciale, et non comme un ajout RH générique.

Ce que fait un avocat en politiques en milieu de travail à Toronto

Il y a une différence réelle entre télécharger un modèle et disposer d'une politique qui protégera véritablement votre entreprise.

Rédaction de politiques

Nous rédigeons des politiques sur mesure adaptées à votre secteur, à la taille de votre effectif, à votre structure opérationnelle et à votre profil de risque. La politique de prévention de la violence au travail d'une entreprise de construction répond à des exigences pratiques très différentes de celle d'un cabinet de services professionnels. Une politique rédigée pour une jeune entreprise de 12 personnes devra être revue en profondeur avant de convenir à un employeur de 75 personnes dont le personnel est en télétravail dans plusieurs provinces.

Audit de politiques et analyse des lacunes

Si vous avez déjà des politiques — dans un manuel de l'employé formel ou sous forme de documents autonomes — nous les examinons à la lumière de la législation en vigueur et nous repérons ce qui manque, ce qui est dépassé et ce qui peut vous exposer. Vu le rythme des changements législatifs depuis 2021, la plupart des manuels rédigés avant 2022 n'incluent pas, au minimum, les politiques de déconnexion du travail et de surveillance électronique, et beaucoup n'ont pas intégré les modifications de 2024 à la LSST concernant le harcèlement virtuel.

Veille législative et mises à jour

La série Working for Workers de l'Ontario a introduit des changements chaque année depuis 2021, et rien n'indique que cette tendance s'essouffle. Nous avisons nos clients lorsqu'une mise à jour est nécessaire et nous leur expliquons ce que le changement législatif exige en pratique — pas seulement ce que dit le texte de loi.

Soutien à la mise en œuvre

Une politique n'est exécutoire que si les employés l'ont reçue et en ont accusé réception. Nous conseillons sur la façon de communiquer les politiques à votre effectif, les registres à tenir, la façon de mener les consultations requises (par exemple, la consultation du CMSST exigée pour le programme de prévention du harcèlement au travail), et la façon de documenter les accusés de réception de manière à tenir la route en cas de litige.

Consolidation du manuel de l'employé

De nombreux employeurs accumulent des politiques autonomes au fil du temps sans cadre cohérent. Nous les regroupons dans un manuel de l'employé juridiquement validé, avec un vocabulaire uniforme, des renvois là où les politiques interagissent, et un cadre clair pour les mises à jour.

Nos avocats travaillent directement avec les clients — pas de transfert à du personnel subalterne. Vous travaillez avec un avocat d'expérience du premier contact jusqu'à la livraison. Appelez au (437) 974-2374 pour une consultation gratuite.

Secteurs que nos avocats en politiques en milieu de travail à Toronto desservent

Les priorités de conformité en matière de politiques varient sensiblement d'un secteur à l'autre. Nos avocats à Toronto accompagnent les entreprises dans l'ensemble de la RGT — de Mississauga et Oakville à Vaughan, Markham et Hamilton — avec une compréhension des pressions de conformité propres à chaque secteur.

Construction et métiers spécialisés évoluent sous les exigences les plus exigeantes de la LSST. Chaque chantier exige une politique de santé et sécurité, un programme de prévention de la violence et une politique de harcèlement — et les nouvelles SAP en vigueur en janvier 2026 signifient qu'une non-conformité sur un chantier actif comporte un risque d'application rehaussé.

Hôtellerie et restauration font face à un taux de roulement élevé, à des demandes d'accommodement et à des plaintes de harcèlement au-dessus de la moyenne. Des procédures d'intégration claires, des politiques de discipline progressive et des programmes de lutte contre le harcèlement revêtent une importance particulière pour ces employeurs.

Cabinets de services professionnels — cabinets juridiques, cabinets comptables, firmes-conseils — comptent sur les politiques de confidentialité et les politiques de médias sociaux pour protéger les relations clients et la réputation du cabinet. L'intersection entre le secret professionnel et les politiques de conduite des employés exige une rédaction minutieuse.

Entreprises technologiques et jeunes pousses ont généralement besoin de politiques sur l'utilisation de l'IA, de politiques sur la propriété intellectuelle, de politiques de déconnexion du travail et d'avis de surveillance électronique — souvent avant d'atteindre le seuil des 25 employés qui rend plusieurs de ces politiques obligatoires.

Soins de santé et soins personnels doivent gérer l'intersection entre les obligations de confidentialité de la LPRPS et les exigences de sécurité au travail de la LSST, avec une attention particulière aux politiques de harcèlement dans les rôles en contact avec les patients où se trouvent des personnes vulnérables.

Employeurs transfrontaliers — entreprises dont l'effectif est réparti au Québec, dans d'autres provinces, aux États-Unis ou à l'international — ont besoin de politiques qui tiennent compte des différences de compétence. Les exigences varient d'une province à l'autre, et les politiques rédigées pour l'Ontario peuvent devoir être adaptées pour d'autres juridictions. Le parcours de Nassira El Hadri en droit des affaires internationales et l'appartenance du cabinet à la Chambre de commerce Espagne-Canada nous placent en bonne position pour conseiller les employeurs qui gèrent un effectif multi-juridictionnel. Là où vos employés parlent français, espagnol ou catalan, nous pouvons vous aider à rendre vos politiques véritablement accessibles — sans dépendre de la traduction automatique.

Foire aux questions sur les politiques en milieu de travail à Toronto

Quelle est la différence entre un contrat de travail et une politique en milieu de travail ?

Un contrat de travail régit la relation individuelle entre l'employeur et un employé précis — conditions d'embauche, rémunération, délais de préavis. Une politique en milieu de travail fixe des normes qui s'appliquent à l'ensemble de l'effectif. Les deux ont une portée juridique, mais remplissent des fonctions différentes et ne sont pas interchangeables. Les politiques ne peuvent pas écarter les droits minimaux prévus par la loi.

Puis-je simplement utiliser un modèle trouvé en ligne ?

Les politiques tirées de modèles comportent un véritable risque juridique. Un modèle est rédigé sans connaissance de votre secteur, de la taille de votre effectif, de vos opérations précises ni de la législation ontarienne en vigueur. Les politiques obligatoires — notamment en matière de harcèlement, de déconnexion du travail et de surveillance électronique — ont des exigences de contenu précises sous la LSST et la LNE. Un modèle conforme en 2021 peut ne pas satisfaire aux modifications de 2025.

Que se passe-t-il si un employé enfreint une politique en milieu de travail ?

Pour servir de fondement à une mesure disciplinaire ou à un congédiement, une politique rédigée clairement doit préciser les conséquences des manquements. Les politiques qui identifient des comportements interdits sans en préciser les conséquences — ou qui n'ont pas été communiquées à l'employé — sont difficiles à faire valoir lorsqu'une sanction est contestée. Les procédures de discipline progressive consignées par écrit offrent aux employeurs la voie la plus claire pour défendre un congédiement pour motif valable.

Ai-je besoin de politiques distinctes pour les employés en télétravail ?

Depuis le 1er juillet 2025, les obligations de santé et sécurité sous la LSST s'étendent formellement au télétravail dans une résidence privée. Les employeurs devraient avoir une politique de télétravail qui traite des attentes de sécurité, de l'équipement et des exigences relatives à l'espace de travail au domicile. Elle est distincte de la politique de déconnexion du travail (qui porte sur les communications hors des heures) et de la politique de surveillance électronique (qui porte sur la façon dont vous suivez l'activité des employés).

Comment savoir si mes politiques actuelles sont conformes ?

Les exigences ontariennes en matière de politiques obligatoires ont changé substantiellement depuis 2021. Si votre manuel ou vos politiques autonomes sont antérieurs aux Working for Workers Acts de 2021, 2022, 2024 et 2025, il leur manque presque certainement des dispositions obligatoires. Un audit de politiques par un avocat en droit du travail permet de repérer chaque lacune au regard de la législation actuelle — plutôt que de la découvrir lors d'une inspection du ministère.

Les politiques en milieu de travail sont-elles exécutoires devant les tribunaux ?

Oui, sous certaines conditions importantes. Une politique est exécutoire lorsqu'elle a été rédigée clairement, communiquée aux employés (avec documentation de la réception ou de l'accusé de réception), et appliquée de manière cohérente. Les politiques qui existaient sur papier, mais qui n'ont pas été communiquées, ou qui ont été appliquées de façon sélective, perdent beaucoup de leur valeur comme moyen de défense. La façon dont une politique est rédigée, mise en œuvre et documentée détermine son caractère exécutoire.

Ma politique en milieu de travail doit-elle être traduite ?

Il n'existe pas d'exigence législative ontarienne générale de traduction des politiques en milieu de travail pour les employeurs du secteur privé en dehors des industries sous réglementation fédérale. Cependant, les employeurs ayant un effectif francophone important peuvent avoir des obligations pratiques en vertu de certaines conventions collectives, et les politiques qui ne sont pas comprises par les employés sont difficiles à faire respecter. Notre équipe peut accompagner les employeurs dont l'effectif parle l'anglais, le français, l'espagnol ou le catalan.

Combien de temps faut-il pour rédiger une politique en milieu de travail en Ontario ?

Une politique autonome — par exemple, une politique de déconnexion du travail ou de surveillance électronique — prend généralement une à deux semaines du premier contact à la livraison. Un manuel de l'employé complet couvrant plusieurs politiques obligatoires et recommandées prend généralement de trois à cinq semaines. Les délais dépendent de la complexité de votre effectif et de la rapidité avec laquelle vous pouvez nous transmettre le contexte opérationnel.

Sources et ressources officielles

Lois ontariennes citées

Modifications législatives citées

Législation fédérale et vie privée

LPRPDE — La vie privée au travail (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada)

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Si votre manuel de l'employé n'a pas été révisé depuis avant 2022 — ou si vous n'en avez jamais eu — il manque vraisemblablement à votre entreprise des politiques obligatoires exigées par la Loi de 2000 sur les normes d'emploi et la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l'Ontario. L'environnement de conformité a plus changé au cours des quatre dernières années qu'au cours de la décennie précédente, et les outils d'application de la loi se resserrent.

Hadri Law dessert les employeurs de Toronto, Mississauga, Oakville, Burlington, Hamilton et de l'ensemble de la RGT. Nos avocats offrent un calibre de grand cabinet avec l'accès direct et l'attention personnelle d'un cabinet boutique. Nous conseillons en anglais, français, espagnol et catalan — ce qui nous rend particulièrement bien adaptés pour les employeurs dont l'effectif est diversifié ou international.

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