Llicència de reclutador a Ontario: guia legal per a empreses de reclutament de Toronto

Operar una empresa de reclutament a Ontario sense una llicència vàlida comporta actualment multes de fins a 50.000 $ per cada infracció. Des de l'1 de juliol de 2024, l'Employment Standards Act, 2000 (ESA, la Llei de Normes d'Ocupació d'Ontario) exigeix que tota persona o empresa que cobri honoraris per col·locar treballadors disposi d'una llicència de reclutador provincial — i els canvis normatius recents han actualitzat la taxa, la durada de la llicència i les normes sobre la garantia.

Per obtenir la llicència de reclutador a Ontario cal presentar una sol·licitud en línia a través del portal de llicències del Ministry of Labour (Ministeri de Treball), pagar una taxa de 1.500 $ i — llevat d'exempció — dipositar una garantia de 25.000 $. Les llicències emeses a partir de l'1 de gener de 2026 tenen una validesa de dos anys. La llicència obligatòria es va introduir mitjançant la Bill 27 (Working for Workers Act, 2021) per protegir els treballadors, especialment els ciutadans estrangers, davant situacions d'explotació.

Aquesta guia acompanya les empreses de reclutament de Toronto en cada etapa del procés: des de determinar si necessiten una llicència fins a mantenir-la un cop concedida.

Nota: Aquest article ofereix informació jurídica general amb finalitats educatives. No constitueix assessorament legal. Per a una orientació adaptada a la seva empresa, consulti un advocat qualificat.

Necessita una llicència de reclutador a Ontario?

Abans d'endinsar-se en el procés de sol·licitud, val la pena confirmar si la seva activitat realment requereix llicència. L'obligació és àmplia, però no universal.

Qui és reclutador segons l'ESA?

L'ESA defineix reclutador com qualsevol persona — concepte que inclou individus, societats i societats col·lectives — que, a canvi d'honoraris, faci una de les dues coses següents:

• Trobi o intenti trobar feina a Ontario per a candidats potencials, O
• Trobi o intenti trobar treballadors per a empresaris potencials a Ontario

L'empresa no ha d'estar físicament establerta a Ontario perquè s'apliqui l'obligació de llicència. Si recluta treballadors per a llocs de treball ubicats a Ontario i cobra honoraris per fer-ho, vostè és reclutador segons l'ESA, independentment d'on tingui l'oficina.

Aquesta definició abasta els reclutadors per contingència, els despatxos de cerca d'executius retenidors, les agències de col·locació de personal i els headhunters que treballen sobre la base d'una comissió per col·locació.

Qui n'està exempt?

Les categories següents queden excloses de la definició de "reclutador" i no necessiten llicència:

• Personal intern de RH que dugui a terme tasques de selecció com a part de les seves funcions ordinàries per al seu propi empresari
• Empreses que contractin directament per a la seva pròpia plantilla (sense intermediari ni honoraris de col·locació)
• Centres educatius, incloent-hi col·legis professionals (career colleges), universitats i instituts indígenes (Indigenous institutes), que ajuden els seus propis estudiants o antics alumnes a trobar feina
• Sindicats
• Entitats benèfiques registrades
• Serveis d'ocupació contractats pel govern que operen exclusivament sota acords amb entitats de la Corona o municipals
• Serveis de suport a la discapacitat finançats mitjançant programes provincials

La línia divisòria clau són els honoraris. Si cobra una comissió de col·locació a un empresari o a un treballador a canvi de fer una intermediació, és reclutador. Si és un responsable intern d'adquisició de talent que contracta per a la seva pròpia empresa, no ho és.

Com obtenir la llicència de reclutador a Ontario: pas a pas

Pas 1: Determinar si cal dipositar garantia

Abans d'obrir el portal de sol·licitud, cal decidir si la seva empresa està obligada a dipositar la garantia de 25.000 $. Errar en aquest punt pot endarrerir tot el procés.

Queda EXEMPT de dipositar la garantia si es compleix qualsevol d'aquestes dues condicions:

1. No reclutarà ciutadans estrangers en cap cas, O
2. Reclutarà ciutadans estrangers únicament per a llocs de treball amb un salari igual o superior al salari mediana per hora a Ontario (publicat al lloc web del Job Bank del Govern del Canadà — abans de presentar la sol·licitud, comprovi la xifra vigent a jobbank.gc.ca, ja que s'actualitza periòdicament)

Si compleix els requisits per a l'exempció, la seva llicència incorporarà una condició obligatòria que reflecteix aquesta limitació. Només podrà col·locar ciutadans estrangers en posicions que assoleixin el llindar del salari mediana.

Si no compleix els requisits per a l'exempció, ha de dipositar una garantia per import de 25.000 $ en una de les dues formes acceptades:

• Una carta de crèdit irrevocable electrònica d'una entitat financera autoritzada a emetre aquest tipus d'instruments
• Una fiança d'assegurança d'una asseguradora autoritzada sota l'Insurance Act d'Ontario per emetre assegurances de caució i fidelitat (aquesta opció es va incorporar amb efectes des del 29 d'abril de 2024 mitjançant l'O. Reg 182/24)

És possible canviar més endavant: si inicialment opta per la via de l'exempció, més tard pot dipositar la garantia de 25.000 $ i comunicar per escrit al ministeri que retiri la condició salarial de la llicència.

Pas 2: Reuneixi la documentació i la informació

La sol·licitud es presenta íntegrament en línia, però convé tenir-ho tot a punt abans de començar. Reculli els elements següents:

Dades de l'empresa i de contacte:

• Denominació legal completa de l'entitat (persona física, societat o societat col·lectiva)
• Adreça de cadascun dels establiments físics, incloent-hi els ubicats fora d'Ontario o fora del Canadà
• Dades de la persona de contacte principal (correu electrònic, telèfon)

Dades societàries o de la societat col·lectiva:

• Per a societats: noms i adreces de tots els directius i administradors
• Per a societats col·lectives: noms i adreces de tots els socis

Historial de compliment normatiu:

• Comunicació de qualsevol ordre prèvia emesa sota l'ESA o l'Occupational Health and Safety Act (OHSA, la Llei de Salut i Seguretat Ocupacional) i si s'hi va donar compliment
• Comunicació de qualsevol denegació o revocació prèvia de llicència de reclutador o d'agència de treball temporal en qualsevol jurisdicció canadenca

Compliment fiscal:

• El número de verificació de compliment fiscal del Ministry of Finance d'Ontario — és obligatori amb independència de si l'empresa està subjecta a impostos a Ontario

Seguretat laboral:

• El número de compte de la WSIB (Workplace Safety and Insurance Board, la Junta de Seguretat i Assegurança del Treball), si correspon. Tenir primes de la WSIB pendents o estar en mora amb les declaracions tributàries provincials o federals són motius de denegació obligatòria.

Reclutament de ciutadans estrangers:

• Una declaració sobre si reclutarà ciutadans estrangers i, en cas afirmatiu, si complirà la condició del salari mediana
• Justificació de la garantia (carta de crèdit o fiança) si no s'acull a l'exempció

Pas 3: Presentar la sol·licitud al portal del ministeri

Totes les sol·licituds s'han de presentar en línia. No existeix cap procés d'aplicació en paper.

Portal: https://www.tha.labour.gov.on.ca/portal/login/

Passos dins del portal:

1. Crear un compte al ministeri (o iniciar sessió si ja en disposa)
2. Seleccionar "Recruiter" com a tipus de llicència — és diferent de la llicència de Temporary Help Agency (agència de treball temporal)
3. Emplenar tots els camps obligatoris amb exactitud
4. Adjuntar la documentació de la garantia, si escau
5. Confirmar i enviar

L'exactitud no és opcional: el Director of Employment Standards (Director de Normes d'Ocupació) ha de denegar les sol·licituds que continguin informació falsa o enganyosa. Dediqui temps a revisar cada camp abans d'enviar.

Pas 4: Pagar la taxa de sol·licitud

A partir de l'1 de gener de 2026, la taxa de sol·licitud per a la llicència de reclutador és de 1.500 $. Aquesta taxa s'aplica tant a les sol·licituds inicials com a les renovacions.

Descompte per llicència doble: Si l'empresa sol·licita simultàniament una llicència de reclutador i una llicència de Temporary Help Agency, només paga la taxa una vegada — corresponent a la primera sol·licitud presentada — sempre que la segona es presenti mentre la primera estigui en tràmit o mentre la llicència corresponent estigui activa.

La taxa anterior de 750 $ s'aplicava a les sol·licituds presentades abans de l'1 de gener de 2026 i ara és una tarifa heretada.

Pas 5: Enviar i fer seguiment de la sol·licitud

Un cop enviada, conservi el número de confirmació o el correu de confirmació. Accedeixi periòdicament al portal per consultar l'estat de la sol·licitud.

Quan el director rebi una sol·licitud completa i comprovi que es compleixen tots els requisits, està obligat a emetre la llicència. No hi ha cap termini de tramitació publicat — el ministeri estudia cada cas individualment. Pot consultar l'estat en qualsevol moment a:

https://www.tha.labour.gov.on.ca/portal/s/public-facing-status-page

Respongui amb diligència qualsevol requeriment ministerial de documentació addicional — qualsevol retard en la seva resposta endarrerirà la sol·licitud.

Què valora el director:

El director ha d'emetre la llicència si:

• L'empresa ha donat compliment a totes les ordres anteriors emeses sota l'ESA o l'Employment Protection for Foreign Nationals Act (EPFNA, Llei de Protecció a l'Ocupació per a Ciutadans Estrangers), I
• Es compleixen tots els requisits de l'ESA i de l'O. Reg 99/23

El director pot denegar si hi ha motius raonables per creure que el sol·licitant no operarà amb honestedat i integritat ni d'acord amb la llei.

El director ha de denegar si el sol·licitant:

• Ha incomplert ordres anteriors de l'ESA o l'EPFNA
• Ha cobrat honoraris il·legals a ciutadans estrangers
• Té antecedents penals relacionats amb el tràfic de persones (sense suspensió d'antecedents)
• Té primes de la WSIB pendents
• Està en mora amb declaracions tributàries d'Ontario o federals
• Té una prohibició dictada sota l'Ontario Immigration Act (Llei d'Immigració d'Ontario)

Pas 6: Rebre la llicència i entendre les seves condicions

Un cop aprovada, la llicència apareixerà al registre públic en línia del Ministeri d'Ontario. Convé tenir clars alguns aspectes del que rep.

Durada de la llicència: Per a les sol·licituds presentades a partir de l'1 de gener de 2026, les llicències són vàlides durant dos anys des de la data d'emissió. Es tracta d'un canvi respecte del termini anterior d'un any aplicat des de l'inici del règim de llicències.

Condicions de la llicència: Si s'ha acollit a l'exempció de la garantia, la llicència portarà una condició obligatòria que limita el reclutament de ciutadans estrangers a posicions amb un salari igual o superior al mediana per hora. Aquesta condició consta de manera visible al registre públic.

Modificació de la llicència: Si l'empresa creix i comença a reclutar ciutadans estrangers per a llocs amb salaris per sota del mediana, ha de dipositar la garantia de 25.000 $ i comunicar-ho per escrit al ministeri abans de fer-ho. La condició salarial es pot retirar a meitat de termini mitjançant aquest procediment.

Renovació de la llicència de reclutador d'Ontario

La renovació segueix el mateix procés que la sol·licitud inicial: presentar una nova sol·licitud en línia i pagar la taxa de 1.500 $.

El ministeri envia avisos de renovació per correu electrònic 90 dies i 30 dies abans del venciment de la llicència. No esperi a aquests recordatoris — operar després del venciment de la llicència equival a operar sense llicència i comporta les mateixes sancions.

Si té una garantia dipositada, es renova automàticament tret que comuniqui amb 90 o més dies d'antelació la voluntat de cancel·lar-la.

Nota de transició: Les llicències emeses abans de l'1 de gener de 2026 es mantenen al cicle original d'un any fins al seu venciment. A partir de la primera renovació posterior, passen al sistema de dos anys.

Què passa si opera sense llicència?

Sancions per a reclutadors no llicenciats

Operar com a reclutador sense una llicència vàlida és una pràctica prohibida sota l'ESA. L'estructura de sancions és la següent:

Les sancions són imposades pels agents del Ministry of Labour després d'una investigació i poden adoptar la forma d'avisos de contravenció.

A més de les multes, un reclutador a qui s'hagi denegat o revocat la llicència s'enfronta a una prohibició de reactivació de dos anys — no pot tornar a sol·licitar la llicència tret que aporti proves noves que satisfacin el director.

Sancions per a empreses que utilitzen reclutadors no llicenciats

Les empreses tampoc no són observadores passives. L'ESA prohibeix expressament que empreses i altres reclutadors contractin o utilitzin amb coneixement de causa els serveis d'un reclutador que no tingui una llicència vàlida. S'aplica la mateixa estructura sancionadora — fins a 50.000 $.

Implicació pràctica: Abans de contractar qualsevol reclutador extern, comprovi l'estat de la seva llicència al registre públic d'Ontario. Aquesta verificació és la seva protecció en matèria de diligència deguda.

La garantia com a mecanisme de protecció del treballador

La garantia de 25.000 $ que custodia el ministeri no és un simple formulisme regulador. Sota l'ESA, aquesta garantia es pot aplicar per satisfer:

• Ordres de recuperació de salaris
• Sentències indemnitzatòries
• Ordres de devolució d'honoraris (per honoraris cobrats il·legalment a ciutadans estrangers)
• Ordres d'indemnització per represàlies

Per això existeix la garantia i per això l'execució de les sancions és rellevant.

Reclutament de ciutadans estrangers: regles addicionals sota l'EPFNA

Si la seva activitat de reclutament inclou ciutadans estrangers — persones que no són ni ciutadans canadencs ni residents permanents — s'hi suma una capa normativa addicional: l'Employment Protection for Foreign Nationals Act, 2009 (EPFNA, Llei de Protecció a l'Ocupació per a Ciutadans Estrangers).

Sota l'EPFNA, està prohibit:

• Cobrar honoraris als ciutadans estrangers per serveis de reclutament
• Retenir o confiscar el passaport, el permís de treball o altres documents d'un ciutadà estranger
• Amenaçar amb represàlies si el treballador exerceix els drets que li reconeix l'EPFNA

Les infraccions de l'EPFNA també són motiu de denegació obligatòria de la llicència de reclutador — i això s'aplica també a sol·licituds futures. Una infracció de l'EPFNA queda incorporada al seu historial a efectes de llicència.

Si recluta ciutadans estrangers per a llocs amb salaris per sota del mediana sense haver dipositat la garantia de 25.000 $, també incorre en incompliment de les condicions de la llicència, fet que pot comportar la suspensió o la revocació.

Llicència de reclutador vs. llicència de Temporary Help Agency: diferències clau

Moltes empreses de col·locació de personal de Toronto operen en tots dos àmbits i de vegades dubten sobre quina llicència — o quines llicències — necessiten.

Llicència de reclutador: Es requereix quan vostè troba llocs de treball permanents o per contracte per a treballadors i cobra a l'empresa (o al treballador) honoraris de col·locació. Inclou la cerca per contingència, la cerca d'executius retenidors i la col·locació contractual facturada com a comissió.

Llicència de Temporary Help Agency (THA, agència de treball temporal): Es requereix quan la seva agència assigna els seus propis treballadors a un client en règim temporal. En un esquema de THA, el treballador està contractat per l'agència, no pel client.

Algunes empreses necessiten les dues llicències — per exemple, una agència de col·locació que tant col·loca treballadors per contracte (THA) com cobreix llocs permanents per contingència (reclutador). El descompte per sol·licitud doble fa que la segona sol·licitud sigui gratuïta si es presenta durant el període actiu de la primera.

Preguntes freqüents

Necessito una llicència de reclutador si treballo des de casa?

Sí. L'obligació de llicència s'imputa a l'entitat jurídica, no a una oficina física. Si opera com a empresari individual, societat o societat col·lectiva i cobra honoraris per col·locar treballadors en llocs d'Ontario, necessita llicència, independentment d'on treballi.

Quant es triga a obtenir la llicència de reclutador a Ontario?

El ministeri no publica un termini de tramitació estàndard. Un cop rebuda una sol·licitud completa que compleixi tots els requisits, s'ha d'emetre la llicència. Consulti l'estat de la seva sol·licitud al portal del ministeri. Les sol·licituds incompletes o els requeriments d'informació addicional allarguen el termini.

Puc utilitzar una fiança d'assegurança en lloc d'una carta de crèdit per a la garantia de 25.000 $?

Sí. Des del 29 d'abril de 2024 (O. Reg 182/24), tant la carta de crèdit irrevocable electrònica com la fiança d'una asseguradora autoritzada sota l'Insurance Act d'Ontario són formes acceptades de garantia.

S'aplica la llicència de reclutador d'Ontario a empreses ubicades fora d'Ontario?

Sí. L'ESA s'aplica a tota persona que reclutí, a canvi d'honoraris, per a llocs de treball ubicats a Ontario, independentment d'on es trobi el reclutador. Una empresa de reclutament de fora de la província o internacional que col·loqui treballadors en llocs d'Ontario ha de tenir una llicència de reclutador d'Ontario.

Com es renova la llicència de reclutador?

Presenti una nova sol·licitud al mateix portal en línia, pagui la taxa de renovació de 1.500 $ i actualitzi qualsevol dada que hagi canviat. El ministeri li enviarà recordatoris per correu electrònic 90 i 30 dies abans del venciment. Qualsevol garantia dipositada es renova automàticament tret que comuniqui la cancel·lació amb un mínim de 90 dies d'antelació.

Què passa si em deneguen la sol·licitud de llicència?

Disposa de 30 dies per recórrer davant l'Ontario Labour Relations Board (OLRB, Junta de Relacions Laborals d'Ontario). L'OLRB pot confirmar, modificar o anul·lar la decisió del director i pot ordenar que s'emeti o es restableixi la llicència. Si la denegació es manté, no podrà tornar a sol·licitar la llicència durant dos anys, llevat que disposi de proves noves que satisfacin el director.

Pot ser sancionada una empresa per utilitzar un reclutador no llicenciat?

Sí. Les empreses que contracten o utilitzen amb coneixement de causa els serveis d'un reclutador sense llicència s'exposen a la mateixa estructura sancionadora que el reclutador no llicenciat: 15.000 $ per una primera infracció i fins a 50.000 $ per a la tercera. Comprovi sempre l'estat de la llicència del reclutador al registre públic del ministeri abans de contractar-lo.

Fonts i recursos oficials

Lleis i reglaments d'Ontario

1. Employment Standards Act, 2000 — Licensing: Temporary Help Agencies and Recruiters
2. Ontario Regulation 99/23 — Licensing — Temporary Help Agencies and Recruiters
3. Employment Protection for Foreign Nationals Act, 2009

Recursos del govern d'Ontario 4. Licensing Temporary Help Agencies and Recruiters — Ministry of Labour 5. THA and Recruiter Licensing Portal — Sol·licitud i estat 6. Public Licensee Status Registry

Recursos del govern federal 7. Salari mediana per hora a Ontario — Job Bank del Govern del Canadà

Contacte amb Hadri Law

El marc de llicències de reclutador d'Ontario — en particular les exempcions de garantia per a ciutadans estrangers, les condicions de la llicència i les obligacions de compliment — pot ser més intricat del que sembla d'entrada. Tant si està sol·licitant una nova llicència, com si afronta una denegació o assessora la seva empresa sobre el compliment de l'ESA en general, a Hadri Law podem ajudar-lo.

Nassira El Hadri és advocada corporativa i comercial a Hadri Law Professional Corporation, amb experiència assessorant empreses de Toronto en compliment normatiu i qüestions jurídiques connexes a l'àmbit laboral. Hadri Law ofereix serveis en anglès, francès, espanyol i català.

Demani una consulta inicial gratuïta:

• Telèfon: (437) 974-2374
• En línia: calendly.com/hadrilaw/free-consultation

Calibre de gran despatx. Atenció boutique. Quatre llengües.