Los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario introducidos por el Bill 27 (Working for Workers Act, 2021) cambiaron de forma estructural la manera en que las agencias de reclutamiento y las firmas de personal temporal operan en la provincia. Bajo estas reglas, toda agencia de empleo temporal y todo reclutador que preste servicios en Ontario debe contar con una licencia válida emitida por el Ministry of Labour. Desde el 1 de julio de 2024, operar sin licencia —o contratar a sabiendas a una agencia no licenciada— constituye una infracción de la ESA (Ley de Normas de Empleo de Ontario, Employment Standards Act, 2000) y conlleva sanciones de hasta $50,000.
Si su empresa dirige una firma de personal, actúa como reclutador o contrata con regularidad agencias externas para cubrir posiciones, comprender estos requisitos ya no es opcional. A continuación encontrará un análisis completo de lo que exige la ley, a quién aplica y qué deben hacer los empleadores para mantenerse en cumplimiento.
¿Qué establecen los requisitos de licencia de reclutamiento bajo el Bill 27?
El Bill 27, denominado formalmente Working for Workers Act, 2021, recibió sanción real el 2 de diciembre de 2021. La legislación modificó la ESA (Employment Standards Act, 2000) de Ontario para introducir, entre otras medidas, un régimen obligatorio de licencias para agencias de empleo temporal y reclutadores que operen en la provincia.
La motivación de política pública fue directa: proteger a los trabajadores vulnerables —en particular a los trabajadores extranjeros— frente a prácticas de reclutamiento abusivas. Antes de este régimen, los reclutadores y las agencias de personal podían operar sin supervisión gubernamental. Algunos cobraban comisiones ilegales a los trabajadores, tergiversaban las condiciones del puesto o retenían salarios con escasa rendición de cuentas.
El Bill 27 modificó ese panorama al incorporar los nuevos artículos 74.1.1 y 74.1.2 a la ESA, que prohíben operar como agencia de empleo temporal o actuar como reclutador sin una licencia válida. Ambas disposiciones entraron plenamente en vigor el 1 de julio de 2024.
¿Quiénes están cubiertos? Definiciones según la ESA
Los requisitos de licencia del Bill 27 dependen de dos definiciones clave. Comprenderlas es importante porque muchas empresas no advierten que califican como "reclutador" según la ley.
Agencias de empleo temporal
Una agencia de empleo temporal (THA, por sus siglas en inglés) se define como un empleador que contrata personas con el propósito de asignarlas a realizar trabajos de forma temporal para clientes del empleador. Es el modelo clásico de firma de personal: la agencia es el empleador registrado y los trabajadores se colocan en empresas cliente bajo contratos temporales o por obra determinada.
Reclutadores
Un reclutador se define como toda persona que, a cambio de una tarifa:
- Encuentra o intenta encontrar empleo en Ontario para candidatos, O
- Encuentra o intenta encontrar empleados para empleadores en Ontario
El elemento determinante es la tarifa. Las referencias gratuitas no quedan comprendidas en la definición. Sin embargo, el alcance es deliberadamente amplio: abarca cazatalentos, firmas de búsqueda de ejecutivos, consultores de personal, proveedores de servicios de recursos humanos y cualquier otro intermediario que reciba una retribución por emparejar trabajadores con empleadores.
Quiénes están exentos
No toda organización vinculada a la colocación laboral debe cumplir con los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario. La ESA exime a:
- Consejos escolares y otras entidades educativas
- Sindicatos
- Organizaciones benéficas registradas
- Quien encuentre empleo o empleados sin cobrar una tarifa
Si su organización encaja en alguna de estas categorías, el régimen de licencias del Bill 27 no aplica. Para todas las demás, la licencia es obligatoria.
El proceso de licencia: paso a paso
Las solicitudes para cumplir con los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario se presentan en línea a través del portal del Ministry of Labour, Immigration, Training and Skills Development. Estos son los elementos que exige la solicitud.
Información requerida
Todo solicitante debe aportar:
- Nombre legal y dirección de cada ubicación física
- Datos de contacto comercial
- Historial de cumplimiento, incluidas órdenes emitidas bajo la ESA o la legislación de salud y seguridad ocupacional
- Estado de verificación de cumplimiento tributario
- Historial de negativas de licencia en cualquier jurisdicción canadiense
- Cinco declaraciones estatutarias sobre la contratación de trabajadores extranjeros (según lo prescrito por la ESA)
- Verificaciones de antecedentes penales del solicitante, de todos los directivos corporativos y de los directores
Tarifa de solicitud y vigencia de la licencia
A partir del 1 de enero de 2026, la tarifa de solicitud es de $1,500 y las licencias tienen una vigencia de dos años. Antes del 1 de enero de 2026, la tarifa era de $750 y las licencias se emitían por un año. La tarifa de $1,500 aplica tanto a nuevas solicitudes como a renovaciones presentadas el 1 de enero de 2026 o con posterioridad.
Si la renovación se presenta antes del vencimiento de la licencia, la licencia vigente se mantiene hasta que el Ministry emita una decisión.
Requisitos de depósito de garantía
La mayoría de los solicitantes deben constituir un depósito de garantía de $25,000 en forma de carta de crédito electrónica, irrevocable, emitida por una institución financiera canadiense. La carta de crédito debe renovarse automáticamente y permitir retiros parciales sin condiciones.
Con la Ontario Regulation 182/24, vigente desde el 29 de abril de 2024, también se admite como garantía alternativa una fianza emitida por una aseguradora autorizada bajo el Insurance Act.
Exención del depósito de garantía para reclutadores
La Ontario Regulation 182/24 introdujo una exención importante al requisito de garantía de $25,000 —pero únicamente para reclutadores, no para las THA.
Un reclutador está exento de constituir la garantía si:
- No actuará como reclutador de trabajadores extranjeros, O
- Solamente reclutará trabajadores extranjeros para posiciones con salarios iguales o superiores al salario por hora mediano de Ontario (aproximadamente $28.39 por hora a abril de 2024; esta cifra se actualiza periódicamente y debe confirmarse con el Ministry)
Las licencias emitidas bajo esta exención incluyen condiciones que restringen las actividades de reclutamiento a esos parámetros. Si un reclutador luego desea ampliar su alcance —por ejemplo, para colocar trabajadores extranjeros en posiciones con salarios inferiores— puede hacerlo mediante notificación escrita al Ministry y la constitución de la garantía correspondiente.
Las THA no son elegibles para esta exención.
El registro público: cómo verificar el estado de una licencia
El Ministry mantiene un registro público en línea con todos los solicitantes y titulares de licencias de THA y reclutadores. El registro muestra el estado de la licencia de cada entidad, las condiciones asociadas y las violaciones registradas.
Empleadores y candidatos pueden consultar esta base de datos en el sitio web del Ontario Ministry of Labour para confirmar si una agencia o reclutador se encuentra licenciado antes de contratar sus servicios.
Obligaciones de cumplimiento para los empleadores bajo el Bill 27
Los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario bajo el Bill 27 no son una carga exclusiva de las firmas de personal. Generan obligaciones concretas para todo empleador que contrate una THA o un reclutador.
La prohibición
Desde el 1 de julio de 2024, los empleadores tienen prohibido contratar a sabiendas o utilizar los servicios de una THA o un reclutador sin licencia. La regla aplica con independencia de dónde se encuentre físicamente la agencia o el reclutador: si prestan servicios de reclutamiento en Ontario, necesitan una licencia de Ontario.
Responsabilidad del empleador
Las consecuencias de recurrir a un proveedor sin licencia trascienden una infracción técnica de la ESA. El empleador puede ser responsable también por violaciones a las normas de empleo —incluidos salarios u horas extras no pagados— cometidas por la agencia sin licencia que contrató. Cuando un reclutador no licenciado cobra tarifas ilegales a trabajadores extranjeros, el empleador puede verse obligado a reembolsar esos montos a los trabajadores.
Lista de verificación práctica para el cumplimiento
Para reducir el riesgo, los empleadores que contraten THA o reclutadores deberían:
- Verificar el estado de la licencia — Consulte el registro público del Ministry antes de firmar cualquier contrato de personal o de servicios de reclutamiento
- Actualizar los contratos de servicios — Incluya una cláusula que obligue a la agencia a mantener una licencia válida durante toda la vigencia del contrato, con notificación inmediata si la licencia se suspende o revoca
- Capacite a su equipo — El personal de recursos humanos, compras y jurídico debe conocer los requisitos y saber cómo usar el registro
- Establezca revisiones periódicas — Las licencias se renuevan; una verificación al momento de la contratación no es suficiente. Programe revisiones alineadas con las fechas de renovación de sus proveedores
- Solicite documentación — Pida a los socios de personal una copia de su licencia vigente al inicio de cada contratación
Sanciones por incumplimiento
Para agencias y reclutadores sin licencia
Operar como THA o reclutador sin licencia infringe la ESA. Las sanciones administrativas monetarias parten de $15,000 por una primera infracción y pueden llegar a $50,000 por infracciones reiteradas dentro de un periodo de tres años. El Director of Employment Standards también tiene facultad para rechazar, suspender o revocar una licencia.
El Bill 27 introdujo además disposiciones antirrepresalias: las THA y los reclutadores tienen prohibido tomar represalias contra cualquier empleado que indague sobre el estado de la licencia de la agencia.
Para los empleadores
El empleador que recurra a sabiendas a una THA o reclutador sin licencia infringe la ESA. Ello lo expone a procedimientos de ejecución bajo la ESA y a posible responsabilidad por las violaciones de normas de empleo cometidas por la agencia sin licencia.
Fechas clave de un vistazo
| Fecha | Hito |
|---|---|
| 2 de diciembre de 2021 | El Bill 27 (Working for Workers Act, 2021) recibe sanción real |
| 1 de julio de 2023 | Se abren las solicitudes de licencia; entran en vigor las reglas de registros y las sanciones administrativas |
| 10 de noviembre de 2023 | El plazo se extiende del 1 de enero de 2024 al 1 de julio de 2024 |
| 29 de abril de 2024 | Entra en vigor la Ontario Regulation 182/24: se habilitan exenciones del depósito para reclutadores elegibles |
| 1 de julio de 2024 | Inicia la aplicación plena: todas las THA y reclutadores deben estar licenciados para operar |
| 1 de enero de 2026 | La vigencia de la licencia pasa de uno a dos años; la tarifa de solicitud aumenta a $1,500 |
Preguntas frecuentes
¿El Bill 27 aplica a reclutadores con sede fuera de Ontario?
Sí. Los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario bajo el Bill 27 aplican a toda THA o reclutador que preste servicios en Ontario, sin importar dónde esté físicamente la empresa. Si una compañía recluta trabajadores de Ontario o coloca trabajadores con empleadores de Ontario, necesita una licencia válida de Ontario antes de prestar esos servicios.
¿Qué sucede si la solicitud de un reclutador estaba pendiente al 1 de julio de 2024?
Los solicitantes que presentaron su solicitud antes del 1 de julio de 2024 quedaron autorizados a seguir operando mientras el Ministry procesaba el trámite. Los solicitantes que presentaron su solicitud el 1 de julio de 2024 o con posterioridad deben esperar a que se emita su licencia: no pueden operar en el ínterin sin infringir la ESA.
¿Cómo verifico si un reclutador o agencia de personal cuenta con licencia en Ontario?
El Ministry of Labour mantiene un registro público en su sitio web en ontario.ca. Busque el nombre legal de la agencia para consultar su estado actual de licencia, las condiciones asociadas y su historial de infracciones. Todo empleador que contrate proveedores de personal debería revisar este registro antes de firmar un contrato de servicios.
¿Un reclutador licenciado puede perder su licencia?
Sí. El Director of Employment Standards puede suspender o revocar una licencia por infracciones a la ESA o a las condiciones asociadas. Una agencia revocada o suspendida aparecerá en el registro público, lo que constituye otra razón para que los empleadores revisen el registro periódicamente y no solo al inicio de la contratación.
¿Los profesionales internos de recursos humanos que apoyan contrataciones están cubiertos?
No. La definición de reclutador en la ESA exige que la persona cobre una tarifa por encontrar empleados o empleo. El personal interno de recursos humanos que recluta para su propio empleador sin un cargo separado no queda cubierto por los requisitos de licencia del Bill 27. El régimen apunta a los arreglos externos de honorarios por servicio.
¿Para qué sirve el depósito de garantía de $25,000?
El depósito de garantía de $25,000 queda en poder del Ministry y puede ejecutarse para indemnizar a trabajadores a quienes la agencia adeude salarios u otros montos no pagados. Funciona como respaldo financiero para proteger a los trabajadores —en particular a los trabajadores extranjeros— frente a agencias que incumplen sus obligaciones bajo la ESA. Las THA no pueden eximirse de este requisito.
¿Cuánto tiempo es válida una licencia de reclutador o THA en Ontario?
Desde el 1 de enero de 2026, las licencias de reclutador y de THA en Ontario son válidas por dos años y deben renovarse bienalmente. Antes de este cambio, las licencias se emitían por un año. La tarifa de solicitud de $1,500 aplica a cada periodo bienal.
Fuentes y recursos oficiales
Estatutos y regulaciones de Ontario citados
- Bill 27, Working for Workers Act, 2021 — Legislative Assembly of Ontario
- Employment Standards Act, 2000 — Ontario e-Laws
- O. Reg 99/23 — Licensing: Temporary Help Agencies and Recruiters
- Ontario Regulation 182/24 — Amendments to Licensing Regime (CanLII)
Recursos oficiales del gobierno 5. Ontario.ca — Licensing Temporary Help Agencies and Recruiters
Contacte con Hadri Law
Si usted opera una firma de reclutamiento o una agencia de personal temporal en Ontario, o si su empresa contrata con regularidad reclutadores externos, comprender sus obligaciones bajo los requisitos de licencia de reclutamiento en Ontario es esencial. El incumplimiento puede exponer a su organización a sanciones significativas y a responsabilidad por las actuaciones de proveedores no licenciados.
Hadri Law ha asesorado a empresas en Toronto y el GTA en asuntos complejos de derecho laboral, comercial y corporativo. Llame al (437) 974-2374 para una consulta gratuita. Atendemos a clientes en inglés, francés, español y catalán.
Este artículo ofrece información legal general y no constituye asesoramiento legal. Cada situación es distinta. Contacte a un abogado para analizar sus circunstancias específicas.
