La privacitat laboral a Ontario es regeix per un mosaic de normes, no per una única llei integral. Els empleadors d'Ontario poden vigilar electrònicament els seus empleats, però des del 2022 la majoria estan obligats a ser-ne transparents. Si teniu 25 empleats o més, heu de mantenir una política escrita de vigilància electrònica d'empleats a Ontario, en virtut de la Part XI.1 de l'Employment Standards Act, 2000, la llei de normes d'ocupació de la província. Aquesta guia explica què ha de contenir aquesta política, on el common law encara limita la vigilància i com controlar la vostra plantilla de manera legal.
El punt clau que cal entendre d'entrada és que el marc d'Ontario imposa una obligació de transparència, no una prohibició general. La divulgació és obligatòria. La contenció, en canvi, depèn en gran mesura del bon criteri i d'un grapat de límits del common law. Per als empleadors, això vol dir que el risc jurídic sol néixer de vigilar d'amagat o en llocs on els empleats esperen raonablement que se'ls deixi tranquils, i no pas de la vigilància en si mateixa.
A Hadri Law redactem i auditem polítiques laborals per a empleadors d'Ontario, i la política de vigilància electrònica és un dels documents de compliment que veiem passar per alt amb més freqüència. Fer-la bé és senzill un cop enteneu les regles.
Els Empleadors d'Ontario Necessiten una Política Escrita sobre la Vigilància d'Empleats?
Sí. Els empleadors d'Ontario amb 25 empleats o més han de tenir una política escrita de vigilància electrònica en virtut de la Part XI.1 de l'Employment Standards Act, 2000, afegida per la Working for Workers Act, 2022. La política ha de revelar si es fa vigilància, quins tipus s'utilitzen i amb quines finalitats. No crea nous drets de privacitat per als empleats. Crea una obligació de transparència.
Aquesta obligació va entrar en vigor l'11 d'abril de 2022, quan la Working for Workers Act, 2022 (SO 2022, c 7), la llei òmnibus que va reformar les normes laborals d'Ontario, va modificar l'Employment Standards Act per afegir-hi la Part XI.1. (Working for Workers Act, 2022) Ontario va ser la primera província del Canadà que va exigir aquest tipus de divulgació, i continua sent una de les poques jurisdiccions amb una regla específica de vigilància electrònica per als empleadors regulats a escala provincial.
La Política de Vigilància Electrònica: Què És i a Qui Afecta
La política escrita de vigilància electrònica és el nucli del règim d'Ontario, de manera que és la que mereix més atenció per part dels empleadors.
Qui n'ha de tenir una
L'obligació recau sobre els empleadors que tinguin 25 empleats o més l'1 de gener de qualsevol any. El recompte de plantilla es mesura en aquesta única data. Si supereu el llindar, heu de tenir una política escrita enllestida abans de l'1 de març d'aquell mateix any. (ESA Part XI.1) Els empleadors que ja tenien 25 empleats o més l'1 de gener de 2022 van disposar d'un termini transitori fins a l'11 d'octubre de 2022 per posar en marxa la seva primera política.
Si l'1 de gener la vostra plantilla queda per sota de 25, no teniu cap obligació sota la Part XI.1 durant aquell any, encara que després contracteu molt més enllà de 25 empleats en els mesos següents. El llindar es torna a avaluar cada 1 de gener, de manera que una empresa en creixement hauria de fer un seguiment acurat del seu recompte.
Què ha de dir la política
Segons la legislació, una política escrita de vigilància electrònica ha de contenir el següent:
- Si l'empleador vigila electrònicament els empleats i, en cas afirmatiu:
- Una descripció de com i en quines circumstàncies l'empleador vigila els empleats
- Les finalitats per a les quals es pot utilitzar la informació obtinguda mitjançant la vigilància
- La data en què es va preparar la política i la data de qualsevol canvi que s'hi faci
La guia en llenguatge planer del govern d'Ontario confirma que un empleador que no vigila en absolut igualment ho ha de fer constar per escrit si assoleix el llindar de plantilla. (Guia de l'ESA: política escrita sobre la vigilància electrònica) El silenci no és una opció un cop arribeu als 25 empleats.
Distribució i conservació de registres
La divulgació només funciona si els empleats reben efectivament el document. L'empleador ha de lliurar una còpia de la política escrita a cadascun dels seus empleats en un termini de 30 dies des que es prepara la política o, si es modifica una política existent, en un termini de 30 dies des que es fan els canvis. Les noves incorporacions han de rebre'n una còpia en un termini de 30 dies des de la data d'inici.
També heu de conservar una còpia de cada política escrita de vigilància electrònica durant tres anys després que deixi d'estar en vigor. (Manual de polítiques i interpretació de l'ESA, Part XI.1) Conservar les versions substituïdes té importància. Si mai sorgeix una controvèrsia sobre què es va comunicar als empleats, les polítiques històriques datades són la vostra prova.
La limitació decisiva que els empleadors haurien d'entendre
Aquest és el punt que sorprèn molts titulars d'empreses. L'Employment Standards Act és explícita quan estableix que res de la Part XI.1 no afecta ni limita la capacitat de l'empleador d'utilitzar la informació obtinguda mitjançant la vigilància electrònica. La llei us obliga a dir als empleats què feu. No us diu què podeu fer amb els resultats. (ESA Part XI.1)
En termes pràctics, això significa que un programa de vigilància degudament divulgat dona a l'empleador un ampli marge. La política pot ser un document independent o estar integrada en un manual de recursos humans existent, i cobreix la vigilància tant en dispositius propietat de l'empleador com en dispositius propietat de l'empleat que s'utilitzin per a la feina. L'obligació de transparència és el preu d'entrada, no un sostre a l'ús d'allò que recolliu.
Què Compta com a Vigilància Electrònica?
La llei no enumera totes les tecnologies de vigilància, de manera que els empleadors haurien d'interpretar el terme de manera àmplia i divulgar qualsevol cosa que capti informació sobre l'activitat dels empleats. Si utilitzeu qualsevol de les següents, la vostra política ho hauria de descriure.
- El monitoratge de l'activitat informàtica, inclosos el registre de pulsacions de tecla, el seguiment del cursor, la gravació de pantalla i l'historial de webs o de navegació
- El control del correu electrònic i de la missatgeria instantània en comptes corporatius
- El seguiment per GPS de vehicles, telèfons o altres dispositius de l'empresa
- El seguiment de telèfons intel·ligents, tant si es tracta d'un telèfon proporcionat per l'empresa com d'un telèfon personal utilitzat per a la feina
- La videovigilància i les càmeres de seguretat a les instal·lacions del centre de treball
- El reconeixement facial integrat en els sistemes de càmeres
- Les eines de productivitat per al treball remot, incloses les captures de pantalla periòdiques, els temporitzadors d'activitat i el seguiment del temps d'inactivitat
La gravació d'àudio mereix un advertiment a part. Gravar d'amagat converses privades pot activar el Criminal Code (el Codi Penal del Canadà), que tipifica com a delicte interceptar deliberadament una comunicació privada. Els empleadors no haurien de desplegar cap gravació d'àudio encoberta, i qualsevol programa de gravació s'hauria de construir només amb un avís clar i, quan escaigui, amb consentiment. Aquest és un àmbit en què és molt recomanable buscar assessorament jurídic abans del desplegament.
Per Què la PIPEDA No Sol Cobrir els Empleats d'Ontario
Molts empleadors d'Ontario donen per fet que la Personal Information Protection and Electronic Documents Act federal, la llei federal de protecció de la informació personal, regeix com tracten les dades dels empleats. Per a la majoria, no és així.
La PIPEDA només s'aplica a la informació personal dels empleats dels empleadors regulats a escala federal. Els bancs, les companyies aèries, les empreses de telecomunicacions, les empreses de transport per carretera interprovincial i les corporacions de la Corona federals entren en aquesta categoria. (PIPEDA in brief, Office of the Privacy Commissioner of Canada) Per a la immensa majoria de les empreses del sector privat d'Ontario, que estan regulades a escala provincial, la PIPEDA no s'aplica a la informació personal dels seus empleats.
El motiu és constitucional. En la majoria de sectors, l'ocupació és competència provincial, de manera que les regles federals de privacitat dels empleats de la PIPEDA senzillament no arriben a un empleador típic d'Ontario. A diferència d'Alberta i de British Columbia, Ontario no ha aprovat cap llei general de privacitat del sector privat que cobreixi els empleats regulats a escala provincial. (Privacy in the workplace, Office of the Privacy Commissioner of Canada)
Una advertència important: la PIPEDA sí que s'aplica a la informació personal que recolliu en el curs de l'activitat comercial, com ara les dades dels clients. La inaplicabilitat que es comenta aquí és específica de la informació personal dels empleats en centres de treball regulats a escala provincial. No conclogueu que la PIPEDA és irrellevant per al conjunt del vostre negoci.
Aleshores, d'on surten realment els drets de privacitat dels empleats a Ontario? En un centre de treball no sindicalitzat i regulat a escala provincial, provenen d'una combinació de fonts:
- L'obligació de transparència de la Part XI.1 de l'ESA
- La figura del common law de la intromissió en la reclusió (intrusion upon seclusion)
- L'Ontario Human Rights Code (el codi de drets humans d'Ontario), quan la vigilància discrimina per un motiu protegit
- Els contractes de treball i les polítiques laborals
- El Criminal Code, en el cas de la interceptació secreta d'àudio
Aquest marc fragmentat és precisament la raó per la qual una política escrita ben redactada és important. La divulgació és l'única cosa que el dret d'Ontario exigeix amb claredat, i és la protecció més fàcil de posar en marxa per a un empleador.
El Límit del Common Law: la Intromissió en la Reclusió
Fins i tot sense una llei de privacitat integral, els empleadors d'Ontario no tenen llibertat per fer el que vulguin. El common law aporta un límit independent a través de la figura de la intromissió en la reclusió, reconeguda per l'Ontario Court of Appeal (el tribunal d'apel·lació d'Ontario) en el cas Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32. (Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32 (CanLII))
Per acreditar aquesta figura, un demandant ha de demostrar tres coses:
- Que la conducta del demandat va ser intencionada, cosa que inclou la temeritat
- Que el demandat va envair, sense justificació legítima, els afers o assumptes privats del demandant
- Que una persona raonable consideraria la invasió altament ofensiva, de manera que causaria angoixa, humiliació o patiment
En el cas Jones v. Tsige, el tribunal va indicar que les indemnitzacions per aquesta figura, quan no s'acredita cap pèrdua econòmica real, serien en general modestes, fins a uns 20.000 dòlars. El cas en si mateix implicava una empleada d'un banc que accedia reiteradament als registres bancaris personals d'una companya de feina, no pas un empleador que vigilava la seva plantilla. Des d'aleshores, els tribunals han examinat aquesta figura en contextos diversos, i la jurisprudència continua evolucionant, de manera que els empleadors haurien de tractar aquest marc com una guia i no pas com un sostre fix.
Què vol dir això a la pràctica? És poc probable que una vigilància divulgada, proporcionada i relacionada amb la feina, descrita en una política escrita, superi el llindar d'allò «altament ofensiu». La persona raonable no sol trobar escandalós que es controli el correu de la feina en un servidor de l'empresa, ni que un vehicle de l'empresa porti GPS. La vigilància encoberta és una altra història. Una càmera amagada en un lavabo o un vestidor, o una gravació secreta en un espai on els empleats esperen raonablement gaudir de privacitat, satisfaria fàcilment els tres elements i exposaria l'empleador a una responsabilitat real. La línia, en resum, separa la vigilància oberta i proporcionada d'una banda, i la vigilància secreta i intrusiva de l'altra.
L'Expectativa Raonable de Privacitat a la Feina
Els tribunals d'Ontario accepten que els empleats conserven una certa expectativa raonable de privacitat a la feina, fins i tot quan utilitzen equips propietat de l'empleador. Aquesta expectativa és reduïda en comparació amb la privacitat de què gaudeix una persona a casa, però no desapareix a la porta de l'oficina.
Una política comunicada amb claredat és l'eina més poderosa de què disposa un empleador per gestionar aquesta expectativa. Quan la vigilància es divulga per endavant, els empleats no poden sostenir de manera creïble que creien que la seva activitat laboral era privada, i és molt més probable que la vigilància es validi. La vigilància no divulgada, en canvi, és molt més vulnerable a ser impugnada, cosa que és una raó més per la qual la política escrita de l'ESA té tant valor.
Val la pena assenyalar dos riscos més. Primer, la vigilància pot arribar a ser tan omnipresent que canviï fonamentalment la relació laboral. En casos extrems, una vigilància que faci intolerable la continuïtat de la feina podria fonamentar una reclamació per acomiadament implícit (constructive dismissal), tot i que els tribunals d'Ontario fixen un llistó alt i aquests casos són poc habituals. Segon, l'Ontario Human Rights Code plana per sobre de tot. Una vigilància dirigida de manera que discrimini per un motiu protegit, com ara la discapacitat, la situació familiar o la religió, pot constituir una violació dels drets humans totalment separada de l'ESA.
Una última nota sobre l'abast. Aquesta guia s'ocupa dels centres de treball no sindicalitzats. En un entorn sindicalitzat, un conveni col·lectiu i la jurisprudència d'arbitratge que l'interpreta poden imposar límits més estrictes a la vigilància que no pas el common law tot sol. Els empleadors amb personal sindicalitzat haurien de revisar el seu conveni concret abans de canviar cap pràctica de vigilància.
Bones Pràctiques per a una Vigilància d'Empleats Conforme a Ontario
Per als empleadors d'Ontario, el compliment és sobretot una qüestió de disciplina i documentació. La llista de verificació següent reflecteix els passos que repassem amb els clients.
Comenceu per la política escrita mateixa:
- Confirmeu si la política estableix amb claredat que la vigilància es fa, o que no es fa
- Identifiqueu cada tipus de vigilància que utilitzeu, inclosos el correu electrònic, el GPS, la captura de pantalla i les càmeres
- Expliqueu la finalitat empresarial de cada tipus de vigilància
- Feu revisar la política per un advocat laboral abans de fer-la circular
- Distribuïu-la a tots els empleats en un termini de 30 dies, i a les noves incorporacions en un termini de 30 dies des de la data d'inici
- Feu constar la data de preparació i qualsevol data de revisió a la mateixa cara del document
- Deseu les versions substituïdes durant almenys tres anys després que deixin d'estar en vigor
Després, centreu-vos en les vostres pràctiques de vigilància sobre el terreny:
- Limiteu el seguiment per GPS a l'horari laboral i a finalitats empresarials legítimes, i desactiveu-lo fora de l'horari de treball quan sigui viable
- Col·loqueu les càmeres únicament en zones del centre de treball d'accés públic o compartides, mai en lavabos, vestidors o altres espais on hi hagi una expectativa raonable de privacitat
- Eviteu del tot la gravació d'àudio secreta, i feu servir senyalització ben visible allà on es gravi
- Recolliu només allò que necessiteu per a la finalitat declarada, en lloc d'acumular dades per si mateixes
- No captureu pulsacions de tecla ni captures de pantalla en dispositius personals sense una divulgació clara
- Actualitzeu la política escrita abans de desplegar qualsevol tecnologia de vigilància nova
Dos àmbits de risc mereixen una atenció especial. El treball remot ha ampliat la superfície de la vigilància, i hi ha incorporat les xarxes domèstiques, els fons de les càmeres i el programari de seguiment d'activitat. Les regles d'Ontario abasten la vigilància en dispositius propietat de l'empleat utilitzats per a la feina, de manera que la vostra política ha de reflectir qualsevol eina de treball remot que empreu. A banda d'això, els proveïdors de vigilància externs de vegades recullen més dades de les que l'empleador s'imagina. Reviseu amb cura els contractes amb els vostres proveïdors de programari, perquè allò que recull el proveïdor és, en última instància, la vostra responsabilitat de divulgar-ho i de defensar-ho.
Quan Cal Recórrer a un Advocat Laboral
La majoria de qüestions de vigilància es poden gestionar internament, però hi ha diverses situacions que exigeixen assessorament jurídic abans d'actuar:
- Redactar o auditar una política de vigilància electrònica perquè compleixi la Part XI.1 de l'ESA
- Desplegar per primera vegada videovigilància, seguiment per GPS o eines de vigilància basades en intel·ligència artificial
- Respondre a la queixa d'un empleat sobre la vigilància
- Defensar una reclamació per acomiadament implícit o una acció relacionada amb la privacitat
- Dirigir un negoci regulat a escala federal, on la PIPEDA sí que s'aplica als empleats i les obligacions són diferents
- Operar en diverses províncies, on les lleis de privacitat d'Alberta i de British Columbia afegeixen requisits que Ontario no té
Els nostres advocats de polítiques laborals de Toronto redacten i auditen polítiques de vigilància electrònica que compleixen la Part XI.1 i reflecteixen el que la vostra empresa fa realment, i el nostre equip de dret laboral més ampli assessora sobre els conflictes que pot desencadenar la vigilància. Si voleu context sobre l'onada de reformes més àmplia que va originar aquestes regles, la nostra anàlisi de les Working for Workers Acts traça com han evolucionat les normes laborals d'Ontario. Els empleadors preocupats per protegir dades sensibles alhora que fan vigilància també poden treure profit de revisar els seus acords de confidencialitat.
Preguntes Freqüents
El meu empleador pot controlar el meu ordinador a Ontario?
Sí. Un empleador d'Ontario pot controlar l'ordinador de treball d'un empleat, inclosos el correu electrònic, la navegació i l'activitat de pantalla. Si l'empleador té 25 empleats o més, ha de divulgar aquesta vigilància en una política escrita de vigilància electrònica. La vigilància divulgada i proporcionada és en general lícita, mentre que la vigilància secreta és molt més vulnerable a una impugnació legal.
És legal tenir càmeres al lloc de treball a Ontario?
Les càmeres al lloc de treball són legals a Ontario quan s'utilitzen per a finalitats empresarials legítimes com la seguretat, i quan el seu ús es divulga en la política escrita de l'empleador. Mai no s'han de col·locar en lavabos, vestidors o altres zones on els empleats tinguin una expectativa raonable de privacitat. Les càmeres amagades en espais privats poden generar responsabilitat per intromissió en la reclusió.
Un empleador pot rastrejar la meva ubicació amb GPS a Ontario?
Sí, un empleador pot utilitzar el GPS per rastrejar un vehicle o un dispositiu de l'empresa amb finalitats empresarials legítimes, sempre que la pràctica es divulgui en la política escrita de vigilància electrònica quan aquesta sigui obligatòria. La bona pràctica consisteix a limitar el seguiment a l'horari laboral i a desactivar-lo fora de la feina sempre que sigui possible, de manera que la vigilància es mantingui proporcionada a la seva finalitat.
Un empleador pot llegir els meus correus de la feina a Ontario?
En general, sí. El correu enviat i rebut a través dels sistemes de l'empleador sol estar subjecte a vigilància, sobretot quan l'empleador ha divulgat la pràctica en una política escrita. Els empleats conserven una expectativa reduïda de privacitat en els comptes de treball, de manera que com més clara sigui la divulgació, més sòlida serà la posició de l'empleador si mai es qüestiona la pràctica.
Un empleador pot gravar els empleats d'amagat a Ontario?
La gravació secreta és d'alt risc. El vídeo encobert en espais privats pot fonamentar una reclamació per intromissió en la reclusió, i interceptar d'amagat converses privades pot activar el Criminal Code. Els empleadors haurien d'evitar la gravació d'àudio encoberta, recórrer a senyalització ben visible allà on es gravi, i buscar assessorament jurídic abans de desplegar qualsevol tecnologia de gravació.
La Working for Workers Act afecta els drets de privacitat dels empleats a Ontario?
La Working for Workers Act, 2022 va afegir l'obligació de la política de vigilància electrònica a l'Employment Standards Act, 2000. Va crear una obligació de transparència, i no pas un nou dret de privacitat. Els empleadors amb 25 empleats o més han de dir al personal si els vigilen i com ho fan, però la llei no restringeix com utilitza l'empleador la informació que recull.
Fonts i Recursos Oficials
Lleis d'Ontario Citades
- Employment Standards Act, 2000: Part XI.1, Written Policy on Electronic Monitoring of Employees
- Working for Workers Act, 2022: SO 2022, c 7
Lleis Federals Citades 3. Criminal Code, RSC 1985, c C-46: Section 184, Interception of Private Communications 4. Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
Orientació del Govern d'Ontario 5. ESA Guide: Written Policy on Electronic Monitoring of Employees (Ontario.ca) 6. ESA Policy and Interpretation Manual: Part XI.1, Written Policy on Electronic Monitoring
Orientació del Govern Federal 7. PIPEDA in Brief (Office of the Privacy Commissioner of Canada) 8. Privacy in the Workplace (Office of the Privacy Commissioner of Canada)
Jurisprudència 9. Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32 (CanLII)
Contacte amb Hadri Law
Les regles de vigilància electrònica d'Ontario posen la càrrega directament sobre els empleadors perquè encertin la política abans no sorgeixi una queixa, i no després. Si necessiteu redactar una política escrita de vigilància electrònica, auditar-ne una d'existent o desplegar una nova tecnologia de vigilància conforme a l'Employment Standards Act, posar la política en ordre aviat és la manera més senzilla de protegir el vostre negoci.
Hadri Law Professional Corporation és un despatx boutique multilingüe que redacta i audita polítiques laborals per a empleadors d'Ontario, incloses polítiques de vigilància electrònica que compleixen la Part XI.1 de l'ESA i reflecteixen les vostres pràctiques de vigilància reals. Descobriu més sobre els nostres serveis de polítiques laborals i la nostra pràctica de dret laboral. Atenem clients en anglès, francès, espanyol i català. Truqueu-nos al +1 (437) 974-2374 per a una consulta inicial gratuïta. La nostra oficina es troba a First Canadian Place, 100 King Street West, Suite 5700, Toronto, ON M5X 1C7.
Aquest article té una finalitat merament informativa i no constitueix assessorament legal. Els resultats en dret laboral depenen dels fets concrets de cada cas. Consulteu un advocat laboral d'Ontario qualificat abans d'actuar sobre qualsevol qüestió tractada aquí.
