Transition d'une société fédérale vers l'Ontario : guide de prorogation

Pour faire passer votre société du régime fédéral au régime ontarien, la société doit d'abord adopter une résolution spéciale en vertu de l'article 188 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA / CBCA), puis déposer des statuts de prorogation auprès du Registre des entreprises de l'Ontario selon l'article 180 de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO / OBCA). Tout au long du processus, la société demeure la même personne morale : vos contrats, vos actions et vos obligations se poursuivent sans interruption.

De nombreux propriétaires d'entreprise en Ontario détiennent une société fédérale dont ils n'ont plus besoin à l'échelle nationale. Lorsque vos activités, vos clients et votre personnel se trouvent tous en Ontario, conserver le statut fédéral suppose de gérer deux séries d'obligations de dépôt : la déclaration annuelle auprès de Corporations Canada et l'enregistrement extraprovincial auprès du gouvernement ontarien. Cela occasionne des frais sans contrepartie réelle. La prorogation de votre société en Ontario simplifie la structure et réduit les coûts de conformité.

Ce guide explique quand le transfert se justifie, comment fonctionne la procédure juridique et ce qui change (ou non) une fois que votre société devient ontarienne.

Quand la transition du fédéral vers l'Ontario a-t-elle du sens ?

La constitution fédérale est souvent recommandée aux entrepreneurs qui souhaitent exercer leurs activités partout au Canada. La Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA) offre une protection du nom à l'échelle nationale et le droit d'exercer dans toute province. Mais cette souplesse a un prix : une société fédérale qui exerce en Ontario doit également s'y enregistrer comme société extraprovinciale auprès du Registre des entreprises de l'Ontario. Deux régulateurs, deux séries de formulaires, deux déclarations annuelles.

Si votre entreprise n'a aucun projet concret d'expansion pancanadienne, cette double structure ajoute des frais sans apporter de valeur. Voici les raisons les plus fréquentes qui motivent le passage à l'Ontario :

Des activités exclusivement ontariennes. Si vos clients, vos contrats et votre présence physique sont tous en Ontario, le statut fédéral n'a aucune utilité pratique. Une société ontarienne peut exercer ses activités partout dans la province sans aucun enregistrement supplémentaire.

Une conformité simplifiée. En tant que société fédérale exerçant en Ontario, vous déposez des déclarations annuelles à la fois auprès de Corporations Canada et du Registre des entreprises de l'Ontario. Une fois ontarienne, la société ne produit qu'une seule déclaration annuelle, celle de l'Ontario. Moins de dépôts, moins de frais et moins de risques de manquement involontaire.

Les exigences de résidence des administrateurs. La CBCA exige qu'au moins 25 pour cent des administrateurs d'une société soient des résidents canadiens (art. 105(3) de la CBCA). L'OBCA, elle, n'impose aucune condition de résidence canadienne aux administrateurs. Pour les sociétés dont l'actionnariat est international ou dont le conseil compte des administrateurs étrangers, la constitution ontarienne offre davantage de souplesse.

Le retrait d'une structure fédérale devenue inutile. Certaines sociétés ont été constituées au fédéral il y a des années, sur la foi d'un conseil standard, puis ont concentré l'ensemble de leurs activités en Ontario. Lorsque l'expansion nationale attendue ne s'est jamais concrétisée, la structure fédérale n'a peut-être plus sa raison d'être.

Cela étant, la prorogation n'est pas la bonne décision pour toutes les entreprises. Si vous comptez vous étendre dans d'autres provinces, si vous avez besoin d'une protection interprovinciale de votre dénomination ou si vous détenez des permis exigeant un statut fédéral (par exemple, certains permis fédéraux en transport, en radiodiffusion ou en services financiers), il peut être préférable de conserver la constitution fédérale. Un avocat en droit des sociétés peut vous aider à déterminer la structure qui correspond réellement à votre situation.

Qu'est-ce que la « prorogation » ? (Il ne s'agit pas d'une dissolution)

L'aspect le plus important à comprendre au sujet de la transition d'une société du régime fédéral au régime ontarien, c'est ce qu'elle n'est pas. Il ne s'agit pas de dissoudre votre société fédérale pour en créer une nouvelle en Ontario. Il s'agit d'une procédure juridique appelée « prorogation » (continuance), qui a un sens très précis.

Lors d'une prorogation, votre société change de loi constitutive — de la CBCA à l'OBCA — tout en demeurant la même personne morale. Chaque contrat que vous avez signé, chaque compte bancaire au nom de la société, chaque bail, chaque permis et chaque contrat de travail se poursuit sans interruption. Aucun nouveau droit ni aucune nouvelle obligation n'est créé pour les créanciers ou les cocontractants du fait de la prorogation. Les procédures judiciaires en cours continuent, la même société demeurant partie au litige.

L'article 188 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA) exige que le droit du territoire d'accueil (ici, l'Ontario) préserve :

• les biens de la société,
• sa responsabilité à l'égard de ses obligations,
• les causes d'action existantes,
• les procédures judiciaires en cours, et
• l'exécution des jugements antérieurs.

L'OBCA remplit ces exigences. C'est la raison pour laquelle le Directeur fédéral autorisera une prorogation vers l'Ontario. Votre société change simplement de loi applicable : c'est tout l'effet juridique de l'opération.

Comment faire passer votre société du fédéral à l'Ontario : la procédure en deux étapes

La prorogation du fédéral vers l'Ontario (de la CBCA à l'OBCA) suppose deux demandes parallèles : l'une déposée auprès de Corporations Canada (volet fédéral) et l'autre auprès du Registre des entreprises de l'Ontario (volet provincial). Voici comment se déroule chaque étape.

Étape 1 : approbation des actionnaires et demande fédérale (art. 188 CBCA)

Le processus commence avec votre société existante — encore fédérale — qui sollicite l'approbation de ses actionnaires pour la sortie du régime fédéral.

Adopter une résolution spéciale. Les actionnaires doivent approuver la prorogation par résolution spéciale, c'est-à-dire par au moins les deux tiers des voix exprimées lors d'une assemblée dûment convoquée (ou par une résolution écrite signée par tous les actionnaires habiles à voter). Cette exigence découle de l'article 188(5) de la CBCA. Chaque action donne droit de vote sur cette question, peu importe les restrictions de vote habituelles prévues aux statuts.

Informer les actionnaires dissidents. Selon l'article 188(3) de la CBCA, l'avis de convocation à l'assemblée doit informer les actionnaires de leur droit à la dissidence et de leur droit d'exiger la juste valeur de leurs actions conformément à l'article 190 de la CBCA. Il s'agit d'un mécanisme de protection : l'actionnaire qui s'oppose véritablement à la prorogation peut obliger la société à racheter ses actions à leur juste valeur. Avant de convoquer l'assemblée, évaluez le risque qu'un actionnaire exerce son droit de dissidence.

Déposer la demande auprès du Directeur fédéral. Une fois l'approbation des actionnaires obtenue, la société présente une demande au Directeur, à Corporations Canada. Le Directeur doit être convaincu que la prorogation ne portera pas atteinte aux actionnaires ni aux créanciers (art. 188(1)b) CBCA). Lorsqu'il est satisfait et qu'il a reçu confirmation que le certificat de l'Ontario a été délivré, le Directeur émet un certificat de cessation d'existence (art. 188(7) CBCA). À ce moment, la CBCA cesse de régir votre société.

Abandon facultatif. Les actionnaires peuvent autoriser les administrateurs à abandonner la demande de prorogation après l'avoir approuvée — par exemple, si la demande ontarienne rencontre un obstacle. Cette possibilité évite que la société ne se retrouve dans un vide juridique si le processus n'aboutit pas.

Étape 2 : statuts de prorogation en vertu de l'OBCA (art. 180 OBCA)

Pendant que la demande fédérale se prépare, la société dépose ses statuts de prorogation auprès du Registre des entreprises de l'Ontario.

Les statuts de prorogation ressemblent, dans leur forme, aux statuts constitutifs et doivent énoncer :

• la dénomination sociale (dont la disponibilité en Ontario est confirmée),
• la province de constitution (l'Ontario, à compter de la prorogation),
• la structure du capital autorisé (catégories d'actions, droits et restrictions),
• les restrictions visant l'activité de la société, le cas échéant, et
• les renseignements relatifs aux administrateurs.

Le Registre des entreprises de l'Ontario délivre un certificat de prorogation une fois les statuts en règle. Ce certificat constitue la reconnaissance officielle, par le gouvernement ontarien, que la société est désormais ontarienne et régie par l'OBCA.

Remarque pratique sur l'ordre des étapes. Le certificat de prorogation ontarien doit exister avant que le Directeur fédéral ne finalise le certificat de cessation d'existence. Les deux processus avancent en parallèle, mais l'étape ontarienne précède techniquement.

Ce qui change après la prorogation du fédéral vers l'Ontario

Une fois les certificats délivrés, certains éléments évoluent :

Loi applicable. Votre société est désormais régie par l'OBCA, non plus par la CBCA. Les deux lois se ressemblent sur bien des points, mais divergent quant à certains détails, notamment les devoirs des administrateurs, les actions dérivées, les recours des actionnaires et les procédures de dissolution. Votre avocat en droit des sociétés et vos conseillers devront maîtriser les règles de l'OBCA à partir de ce moment.

Déclarations annuelles. Vous ne produisez plus qu'une déclaration annuelle, auprès du Registre des entreprises de l'Ontario. L'obligation de déclaration annuelle envers Corporations Canada prend fin.

Enregistrement extraprovincial en Ontario. Si votre société fédérale était enregistrée en Ontario à titre de société extraprovinciale (exigence qui s'impose aux sociétés fédérales faisant affaire en Ontario), cet enregistrement devient inutile une fois la société devenue ontarienne. Vous pouvez l'annuler.

Résidence des administrateurs. Si votre conseil d'administration était structuré pour respecter l'exigence de 25 pour cent de résidents canadiens prévue à l'article 105(3) de la CBCA, cette contrainte ne s'applique plus. L'OBCA n'impose aucune condition de résidence aux administrateurs.

Ce qui ne change PAS après la prorogation

Les éléments suivants se poursuivent sans interruption et ne nécessitent aucune démarche de la part de vos cocontractants, prêteurs ou employés :

• Dénomination sociale (sous réserve de la disponibilité du nom en Ontario, confirmée avant le dépôt)
• Structure du capital-actions (catégories, droits et restrictions prévus aux statuts de prorogation)
• Contrats et ententes en vigueur (aucune novation ni cession requise)
• Comptes bancaires et comptes financiers
• Numéro d'entreprise ARC et inscription à la TVH (la prorogation ne déclenche pas de nouvelle inscription ; consultez un fiscaliste pour confirmer le traitement adapté à votre situation)
• Administrateurs et dirigeants (aucune démission ni nouvelle nomination requise)
• Livre des procès-verbaux et registres de la société (à maintenir ; mis à jour pour refléter la conformité OBCA à compter de la prorogation)
• Employés et contrats de travail
• Enregistrements de propriété intellectuelle
• Procédures judiciaires en cours ou existantes

Considérations pratiques avant d'entreprendre la démarche

Passer en revue vos contrats importants. Certains contrats commerciaux comportent des clauses visant un « changement de loi applicable » ou un « changement du territoire de constitution ». Examinez vos contrats clés — convention entre actionnaires, baux commerciaux, documents de financement — avant d'enclencher le processus.

Vérifier vos permis. Certains permis ou autorisations fédérales sont conditionnés au fait que leur titulaire soit une société régie par la CBCA. Si votre entreprise détient un tel permis, la prorogation vers l'Ontario pourrait compromettre son maintien. Confirmez ce point avec votre avocat en droit des sociétés avant de procéder.

Confirmer la disponibilité du nom. Faites effectuer une recherche NUANS pour confirmer que votre dénomination actuelle est disponible en Ontario. Les conflits de noms sont rares pour les entreprises déjà inscrites, mais possibles.

Planifier l'échéancier. La procédure à deux volets, fédéral et ontarien, prend habituellement plusieurs semaines. Évitez de l'entreprendre pendant une opération importante (acquisition, financement, fusion) au cours de laquelle la stabilité de la structure est critique.

Prévoir un conseil fiscal. La prorogation n'entraîne généralement pas de disposition réputée aux fins de l'impôt sur le revenu, et votre numéro d'entreprise ARC ainsi que votre historique fiscal demeurent en principe intacts. Le traitement fiscal dépend toutefois des circonstances propres à votre dossier, et toute réorganisation accompagnant la prorogation devrait être revue par un avocat fiscaliste. L'équipe fiscale de Hadri Law peut vous assister.

Foire aux questions

La prorogation vers l'Ontario a-t-elle une incidence sur mon numéro d'entreprise ARC ? La prorogation n'exige généralement pas de nouveau numéro d'entreprise ARC, de nouveau compte de TVH ou de nouveau compte de paie : la société demeure la même personne morale. Cela dit, le traitement fiscal dépend des faits propres à votre dossier. Consultez un fiscaliste pour confirmer le statut de vos comptes ARC après la prorogation.

Dois-je aviser ma banque ou mes prêteurs ? Les contrats et comptes se poursuivent automatiquement, mais il est de bonne pratique d'informer votre banque et de confirmer que la documentation de vos comptes reflète le changement de loi applicable. Certains prêteurs mettront à jour leurs dossiers à titre administratif.

Les actionnaires peuvent-ils bloquer la prorogation ? La résolution spéciale requiert l'appui d'au moins les deux tiers des voix exprimées, conformément à l'article 188(5) de la CBCA. Si les actionnaires dissidents représentent plus du tiers des voix, ils peuvent bloquer la résolution. Les actionnaires mis en minorité conservent le droit à la dissidence et peuvent exiger la juste valeur de leurs actions en vertu de l'article 190 de la CBCA.

Qu'advient-il des enregistrements extraprovinciaux dans d'autres provinces ? Si votre société est enregistrée comme société extraprovinciale en Colombie-Britannique, en Alberta ou ailleurs, ces enregistrements subsistent après la prorogation. Vous devrez toutefois mettre à jour, dans ces provinces, la loi constitutive déclarée : de la CBCA à l'OBCA.

La prorogation est-elle le bon choix si je prévois une expansion nationale plus tard ? Si une expansion nationale fait partie de vos projets, il peut être préférable de demeurer fédéral. Une prorogation de retour vers le fédéral est possible (l'inverse du présent processus), mais faire l'opération deux fois engendre des coûts et une complexité inutiles. Discutez de vos projets de croissance avec un avocat en droit des sociétés avant de décider.

Sources et ressources officielles

Lois fédérales citées

1. Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 188 — Prorogation sous le régime d'une autre loi
2. Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 105 — Exigence de résidence des administrateurs canadiens
3. Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 190 — Droit à la dissidence et à l'évaluation

Lois ontariennes citées 4. Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, art. 180 — Prorogation en Ontario

Ressources utiles 5. Corporations Canada — Sociétés de régime fédéral 6. Registre des entreprises de l'Ontario

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Si votre entreprise exerce principalement en Ontario et que vous vous demandez si votre constitution fédérale vous sert encore — ou si vous êtes prêt à effectuer la transition — Hadri Law peut vous accompagner tout au long du processus de prorogation, de la demande initiale jusqu'à la délivrance du certificat.

Notre équipe en droit des sociétés possède une expérience concrète des prorogations du fédéral vers l'Ontario, des approbations d'actionnaires et des dépôts au Registre des entreprises de l'Ontario. Nous conseillons en anglais, français, espagnol et catalan, et offrons une consultation initiale gratuite.

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Ceci ne constitue pas un avis juridique et est fourni à titre informatif seulement. Pour un avis propre à votre situation, veuillez consulter un avocat qualifié en droit des sociétés.