Démarrer une entreprise en Ontario : le guide ultime étape par étape

Pour démarrer une entreprise en Ontario, vous devez valider votre idée, choisir une structure juridique (entreprise individuelle, société en nom collectif ou société par actions), vous enregistrer au Registre des entreprises de l'Ontario ou constituer une société fédérale auprès de Corporations Canada, obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC avec les comptes de TVH et de retenues à la source, ouvrir un compte bancaire d'affaires, obtenir les licences requises et respecter vos déclarations annuelles.

Démarrer une entreprise en Ontario vous donne accès à l'une des plus grandes économies d'Amérique du Nord, à une main-d'œuvre multilingue et à un cadre juridique clair, qu'il s'agisse d'une consultation à une personne ou d'une société de capital-risque. Le processus est plus simple que la plupart des fondateurs ne l'imaginent, à condition de suivre les étapes juridiques et fiscales dans le bon ordre. Ce guide vous accompagne à travers chaque phase, de la validation de l'idée jusqu'à votre première déclaration annuelle, et précise quand l'incorporation fédérale ou l'enregistrement provincial en Ontario est le bon choix.

Étape 1 : validez votre idée d'entreprise avant de vous enregistrer

L'erreur la plus coûteuse que commettent les nouveaux fondateurs consiste à enregistrer une entité juridique avant de savoir si l'entreprise fonctionnera. Restructurer par la suite (passer d'une entreprise individuelle à une société par actions, modifier les catégories d'actions après l'arrivée d'investisseurs ou dissoudre une société en nom collectif) coûte bien plus cher que de faire les bons choix dès le départ.

Étude de marché : définissez qui est votre client, ce qu'il souhaite et combien il dépense actuellement pour résoudre le problème que vous ciblez. Utilisez des sondages, des entrevues avec des clients, des avis en ligne sur les concurrents et des données sur le volume de recherche pour confirmer la demande réelle.

Analyse concurrentielle : identifiez les concurrents directs et indirects. Cartographiez leur tarification, leur positionnement, leurs forces et leurs faiblesses. L'objectif est de trouver un créneau que vous pouvez combler de façon crédible.

Évaluation de faisabilité : estimez les coûts de démarrage, les dépenses courantes, les revenus attendus et le délai avant d'atteindre la rentabilité. Testez la robustesse des chiffres. Si le modèle ne fonctionne qu'avec des hypothèses optimistes, affinez-le avant de vous engager.

Validez l'idée à petite échelle (page de destination, prévente, quelques clients pilotes payants) avant de vous incorporer, de signer un bail ou d'embaucher.

Étape 2 : choisissez la bonne structure juridique pour démarrer votre entreprise en Ontario

L'Ontario reconnaît quatre principales structures d'entreprise. La bonne structure dépend de votre tolérance à la responsabilité, de votre situation fiscale, de vos plans de croissance et de la présence de cofondateurs ou d'investisseurs.

Principaux critères de décision :

• Responsabilité : une société par actions est une personne morale distincte. Si l'entreprise est poursuivie ou contracte des dettes, les biens personnels des actionnaires sont généralement protégés. Un propriétaire unique ou un associé général n'a pas ce bouclier.
• Fiscalité : le revenu d'entreprise actif gagné par une société privée sous contrôle canadien peut être admissible à la déduction fédérale et ontarienne accordée aux petites entreprises, ce qui produit souvent un taux d'impôt combiné dans les faibles deux chiffres sur les premiers 500 000 $ de revenu admissible. Les propriétaires uniques sont imposés aux taux marginaux personnels.
• Investisseurs et prêteurs : la plupart des investisseurs en capitaux propres n'investiront que dans une société par actions. Les banques accordent souvent des conditions de crédit plus favorables aux sociétés constituées dont les états financiers sont audités.
• Coût de conformité : les entreprises individuelles ont peu de déclarations annuelles. Les sociétés par actions doivent produire des déclarations annuelles, tenir un livre des procès-verbaux et (généralement) faire préparer leur déclaration T2 par un comptable.

Si vous prévoyez croître, lever des capitaux, embaucher ou limiter votre exposition personnelle, la société par actions est généralement le bon choix.

Étape 3 : choisissez entre incorporation fédérale et provinciale au Canada

Si vous décidez de constituer une société au Canada, votre décision suivante concerne la compétence. L'incorporation fédérale est régie par la Canada Business Corporations Act (CBCA), soit la Loi canadienne sur les sociétés par actions. L'incorporation provinciale en Ontario est régie par l'Ontario Business Corporations Act (OBCA), soit la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario.

La réponse courte sur fédéral ou provincial : si votre entreprise exerce principalement en Ontario, l'incorporation provinciale est généralement moins chère et plus simple. Si vous prévoyez exercer partout au Canada ou souhaitez l'usage exclusif de votre nom à l'échelle nationale, l'incorporation fédérale vaut le coût et les obligations additionnelles.

Étape 4 : choisissez et enregistrez votre nom d'entreprise en Ontario

Un bon nom d'entreprise est unique, mémorable et juridiquement disponible.

Pour les sociétés par actions, vous avez deux options :

• Société nommée : choisissez un nom distinctif. Au fédéral, vous aurez besoin d'un rapport NUANS (Newly Upgraded Automated Name Search) démontrant que votre nom proposé n'entre pas en conflit avec des noms ou marques de commerce existants. L'Ontario exige également une recherche NUANS à incidence ontarienne pour les incorporations OBCA.
• Société numérotée : sautez la recherche de nom et laissez le gouvernement attribuer un numéro, par exemple « 1234567 Ontario Inc. ». Vous pourrez enregistrer un nom commercial plus tard. Cette voie est plus rapide et moins coûteuse si l'image de marque n'est pas urgente.

Pour les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif, vous devez enregistrer votre nom d'entreprise auprès du Registre des entreprises de l'Ontario en vertu de la Business Names Act, soit la Loi sur les noms commerciaux, à moins d'exercer strictement sous votre nom légal personnel. L'enregistrement dure cinq ans et est renouvelable.

Distinction importante : l'enregistrement d'un nom d'entreprise n'équivaut pas à l'enregistrement d'une marque de commerce. Un enregistrement de nom d'entreprise indique au gouvernement que vous existez ; une marque de commerce (enregistrée auprès de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada) vous confère le droit exclusif d'utiliser le nom et le logo à l'échelle nationale pour les biens et services que vous vendez. Si votre marque compte, prévoyez les deux.

Étape 5 : déposez votre enregistrement ontarien ou vos statuts constitutifs

Pour les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif : enregistrez le nom commercial par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario (Ontario Business Registry, OBR), le portail en ligne qui traite la plupart des enregistrements ontariens depuis le 19 octobre 2021. Vous recevrez un numéro d'identification d'entreprise (BIN) pour vos dossiers.

Pour les sociétés par actions, le dossier d'incorporation comprend habituellement :

1. Statuts constitutifs (articles of incorporation) : le document fondateur. Il précise la dénomination sociale, l'adresse du siège social, la structure du capital-actions, les restrictions au transfert d'actions, le nombre (ou le minimum et le maximum) d'administrateurs et toute restriction sur les activités pouvant être exercées.
2. Avis des administrateurs / rapport initial : noms et adresses des premiers administrateurs. Pour les incorporations fédérales, l'information sur la résidence est exigée.
3. Siège social : une adresse physique en Ontario (pour l'OBCA) ou dans la province choisie (pour la CBCA). Une case postale n'est pas acceptée. C'est à cet endroit que sont signifiés les avis officiels, documents judiciaires et courrier statutaire.
4. Règlements administratifs (bylaws) : les règles internes qui gouvernent le fonctionnement : tenue des réunions d'administrateurs, nomination des dirigeants, vote des actionnaires et tenue des livres.
5. Résolutions d'organisation : le premier ensemble de résolutions, signé par les administrateurs, qui nomme les dirigeants, émet les actions aux actionnaires fondateurs, désigne la banque de la société et fixe la fin d'exercice.
6. Certificats et registres d'actions : certificats physiques ou numériques émis aux fondateurs et registres (registre des administrateurs, registre des actionnaires, registre des transferts) qui retracent la propriété dans le temps.
7. Livre des procès-verbaux : le classeur (ou son équivalent numérique) qui regroupe tout ce qui précède. Toute société ontarienne est légalement tenue de le maintenir.

Où déposer :

• Fédéral (CBCA) : centre de dépôt en ligne de Corporations Canada.
• Provincial (OBCA) : Registre des entreprises de l'Ontario. L'OBR a remplacé les anciens canaux papier et ServiceOntario en 2021.

La plupart des dépôts se font en ligne et sont traités en quelques heures à quelques jours ouvrables.

Étape 6 : obtenez votre numéro d'entreprise et vos comptes fiscaux auprès de l'ARC

Une fois enregistré ou incorporé, l'Agence du revenu du Canada (ARC) vous attribue un numéro d'entreprise (NE), un identifiant à 9 chiffres qui sert d'ancrage à tous vos comptes de programmes fiscaux fédéraux.

Comptes fiscaux requis ou facultatifs :

• Compte TPS/TVH (RT) : requis lorsque vos fournitures taxables mondiales dépassent 30 000 $ durant un seul trimestre civil ou au cours de quatre trimestres civils consécutifs (le seuil du « petit fournisseur »). Sous ce seuil, l'inscription est volontaire, mais elle vous permet de demander des crédits de taxe sur les intrants pour vos achats d'entreprise. L'Ontario applique une taxe de vente harmonisée (TVH) de 13 %.
• Compte de retenues à la source (RP) : requis avant d'émettre votre premier chèque de paie. Vous remettrez les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), les primes d'assurance-emploi (AE) et les retenues d'impôt selon un calendrier mensuel, trimestriel ou accéléré selon la taille de la masse salariale.
• Compte d'impôt des sociétés (RC) : créé automatiquement lors d'une incorporation fédérale ; vous devrez peut-être l'ouvrir auprès de l'ARC après une incorporation provinciale.
• Compte d'importation/exportation (RM) : requis si vous importez des marchandises au Canada ou exportez des marchandises commerciales.

Comptes provinciaux à considérer :

• Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB) : la plupart des employeurs ontariens doivent s'inscrire et payer des primes.
• Impôt-santé des employeurs (Employer Health Tax, EHT) : s'applique aux employeurs de l'Ontario lorsque la masse salariale ontarienne totale dépasse le seuil d'exonération annuel (actuellement 1 million de dollars pour les employeurs admissibles).
• Taxe de vente au détail (Retail Sales Tax, RST) : s'applique encore à certaines opérations en Ontario, notamment les primes d'assurance et les transferts de véhicules privés.

Choisir les bons comptes fiscaux dès le départ évite un avis de l'ARC indiquant plus tard que vous auriez dû percevoir la TVH ou remettre des retenues à la source pendant les deux dernières années.

Étape 7 : ouvrez un compte bancaire d'affaires

Un compte bancaire d'affaires maintient la séparation entre finances personnelles et finances d'entreprise, et cette séparation a une importance juridique et pratique.

Importance juridique : le mélange des fonds personnels et d'entreprise est un des facteurs qu'un tribunal considère lorsqu'il évalue s'il doit « lever le voile corporatif » pour tenir un actionnaire personnellement responsable des dettes de la société. Même pour un propriétaire unique, un compte d'affaires propre rend la défense en cas de vérification et la tenue de livres bien plus simples.

Ce dont vous aurez besoin :

• Entreprise individuelle ou société en nom collectif : enregistrement du nom d'entreprise / BIN, pièce d'identité gouvernementale valide de chaque propriétaire, convention de société (pour les sociétés en nom collectif).
• Société par actions : statuts constitutifs, certificat de constitution, résolution des administrateurs autorisant le compte bancaire et les signataires, pièce d'identité gouvernementale de chaque signataire et, sur demande, le livre des procès-verbaux.

Il n'est pas nécessaire d'être citoyen ou résident canadien pour ouvrir un compte d'affaires canadien, mais les non-résidents doivent généralement se présenter en succursale et fournir des documents supplémentaires. Certaines plateformes bancaires en ligne offrent désormais une ouverture plus rapide avec moins d'exigences en personne.

Étape 8 : obtenez vos licences et permis

Les exigences en matière de licences varient selon l'industrie et la municipalité. Un consultant informatique solo travaillant de la maison à Toronto n'aura peut-être besoin que d'un enregistrement corporatif. Un restaurant dans la même ville pourrait exiger un permis municipal, un permis de santé publique, un permis d'alcool délivré par l'AGCO, un permis d'enseigne et une certification provinciale de manipulation des aliments.

Outils et autorités à consulter :

• BizPaL (https://bizpal.ca/) : outil gratuit fédéral, provincial et municipal qui liste les permis et licences requis selon votre type d'entreprise et votre localisation.
• Ville de Toronto, Municipal Licensing & Standards : pour les entreprises basées à Toronto qui ont besoin de permis locaux.
• Alcohol and Gaming Commission of Ontario (AGCO) : permis d'alcool, de cannabis et de jeu.
• Régulateurs professionnels : Law Society of Ontario (Barreau de l'Ontario), CPA Ontario, Professional Engineers Ontario, etc., pour les professions réglementées.

Conservez une copie de chaque approbation, licence et permis. Les régulateurs effectuent des suivis.

Étape 9 : mettez en place vos opérations : plan, présence en ligne et embauche

Rédigez un plan d'affaires

Même si vous ne levez pas de capitaux, un plan d'affaires écrit vous oblige à articuler votre modèle. Un plan complet comprend un sommaire exécutif, une description de l'entreprise, une analyse de marché, une stratégie de vente et de marketing, un plan d'exploitation, la structure organisationnelle et des prévisions financières (état des résultats, bilan et prévisions de trésorerie sur au moins 12 mois). Soyez prudent côté revenus et généreux côté dépenses. Les banquiers et investisseurs recherchent du réalisme, non de l'optimisme.

Construisez votre présence en ligne

• Nom de domaine : un domaine .ca signale une crédibilité canadienne et est soumis aux exigences de présence canadienne de l'ACEI (CIRA). Une entreprise ontarienne enregistrée ou un citoyen ou résident permanent canadien est admissible.
• Site Web : un site clair et simple présentant vos services, vos coordonnées et une politique de confidentialité est le minimum. La Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (AODA, Accessibility for Ontarians with Disabilities Act) impose des exigences d'accessibilité à certaines entreprises. Construisez selon les normes AODA dès le départ pour éviter des rattrapages coûteux.
• Profil d'entreprise Google : gratuit, essentiel pour la visibilité locale et pilier du référencement local.
• Médias sociaux : choisissez les plateformes où se trouvent vos clients, pas celles où vous passez votre temps. La constance l'emporte sur le volume.

Embauchez vos premiers employés

Le droit de l'emploi en Ontario est régi principalement par l'Employment Standards Act, 2000 (ESA), soit la Loi de 2000 sur les normes d'emploi, et l'Occupational Health and Safety Act (OHSA), soit la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Obligations clés :

• Contrats de travail écrits : fortement recommandés plutôt que des ententes verbales. Un contrat écrit doit préciser le poste, la rémunération, les heures, les vacances, les dispositions de cessation d'emploi et les engagements restrictifs. Les clauses de cessation doivent respecter l'ESA ; une clause qui contourne les minimums de l'ESA est nulle.
• Âge minimum : 14 ans pour la plupart des milieux de travail, avec des restrictions sur les heures et les types de travail pour les mineurs de moins de 18 ans.
• Retenues obligatoires : RPC, AE et retenues d'impôt fédéral et ontarien prélevées sur chaque paie et remises à l'ARC par votre compte de paie.
• Couverture WSIB : la plupart des employeurs doivent s'inscrire et payer des primes selon la masse salariale et la classification industrielle.
• Sécurité au travail : affiches exigées par le ministère du Travail, politiques de santé et sécurité obligatoires et comité mixte de santé et sécurité pour les milieux de travail de 20 travailleurs ou plus.
• Employé ou travailleur autonome : la mauvaise classification est un risque majeur en cas de vérification. L'ARC applique un test portant sur le contrôle, la propriété des outils, la chance de profit et le risque de perte. Traiter un employé comme un travailleur autonome expose l'entreprise à des impôts rétroactifs, à des pénalités et à des responsabilités en vertu de l'ESA.

Étape 10 : maintenez la conformité : obligations juridiques continues

Le travail juridique ne s'arrête pas à l'incorporation. Les sociétés ontariennes ont des obligations continues qui, si elles sont négligées, peuvent entraîner des pénalités, la perte du statut en règle ou même la dissolution forcée.

Déclarations annuelles :

• Les sociétés fédérales doivent déposer une déclaration annuelle auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant la date anniversaire de la société. Cette déclaration est distincte de la déclaration d'impôt des sociétés déposée auprès de l'ARC. Un défaut d'une année peut entraîner la dissolution.
• Les sociétés ontariennes déposent une déclaration annuelle par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario. Depuis 2021, la déclaration annuelle ontarienne est déposée séparément de la T2 de l'ARC.

Assemblées annuelles des actionnaires : au moins une par année. Les administrateurs convoquent l'assemblée ; les actionnaires adoptent des résolutions sur les décisions majeures (élection des administrateurs, nomination du vérificateur, approbation des états financiers). Les sociétés à peu d'actionnaires gèrent souvent cela par des résolutions écrites unanimes plutôt que par une assemblée en personne.

Registre des particuliers ayant un contrôle important (ICD) : les sociétés fédérales doivent, depuis le 13 juin 2019, tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important (en général, toute personne détenant ou contrôlant 25 % ou plus des actions ou des votes). Les modifications en vigueur le 22 janvier 2024 exigent que les sociétés fédérales transmettent l'information ICD à Corporations Canada, et certains renseignements sont devenus publiquement consultables.

Tenue du livre des procès-verbaux : mettez-le à jour chaque fois qu'un administrateur, un dirigeant ou un actionnaire change, qu'une action est émise ou transférée, qu'un règlement est modifié ou qu'une décision corporative majeure est prise. Un livre des procès-verbaux bien tenu est essentiel à la vente ou au financement : les avocats de l'acheteur refuseront de clôturer tant qu'il n'est pas à jour.

Impôt des sociétés (T2) : déclaration annuelle auprès de l'ARC, habituellement exigible six mois après la fin de l'exercice. L'impôt est généralement payable deux ou trois mois après la fin de l'exercice selon le statut de la société.

Déclarations de TVH : mensuelles, trimestrielles ou annuelles selon le chiffre d'affaires. La production annuelle est permise sous certains seuils ; les inscrits plus importants doivent produire plus fréquemment.

Remises de retenues à la source : mensuelles, trimestrielles ou accélérées selon la retenue mensuelle moyenne.

Avis de changement : déposez un avis de changement dans les 15 jours suivant toute modification d'administrateur, de dirigeant ou de siège social.

Conservation des dossiers : les documents comptables doivent être conservés pendant au moins six ans à compter de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent (règle de l'ARC). Les dossiers corporatifs (livre des procès-verbaux, registres, statuts, règlements) doivent être conservés de façon permanente.

Erreurs fréquentes à éviter en démarrant votre entreprise en Ontario

• Mélanger fonds personnels et fonds de la société : un facteur majeur pour lever le voile corporatif.
• Sauter la convention entre actionnaires lorsqu'il y a deux actionnaires ou plus. Sans convention, les règles par défaut de l'OBCA s'appliquent, et elles peuvent ne pas correspondre à vos intentions sur les transferts, impasses ou rachats d'actions.
• Dépasser le seuil de 30 000 $ pour la TVH tout en continuant à facturer sans TVH. L'ARC réclamera la TVH rétroactive, les pénalités et les intérêts.
• Mal classer un employé comme travailleur autonome. L'ARC applique un test à plusieurs facteurs ; se tromper coûte cher.
• Manquer la date limite de déclaration annuelle. Les sociétés fédérales risquent la dissolution après une année de non-dépôt.
• Utiliser une case postale comme siège social. Ce n'est pas permis : les documents officiels doivent être livrés à une adresse physique.
• Laisser dériver le livre des procès-verbaux. Rattraper des années de résolutions manquantes lors d'une clôture de vente est pénible et coûteux.

Questions fréquemment posées

Combien coûte le démarrage d'une entreprise en Ontario ?

Les coûts varient selon la structure. L'enregistrement d'un nom d'entreprise individuelle au Registre des entreprises de l'Ontario coûte environ 60 $ pour cinq ans. L'incorporation provinciale par l'OBR est d'environ 300 $ et l'incorporation fédérale par Corporations Canada d'environ 200 $. Ajoutez les frais du rapport NUANS et les licences propres à votre secteur. La plupart des fondateurs dépensent entre 500 $ et 2 500 $ pour être pleinement établis.

Ai-je besoin d'un avocat pour m'incorporer en Ontario ?

Vous pouvez vous incorporer vous-même en ligne par le Registre des entreprises de l'Ontario ou Corporations Canada. Cependant, si vous avez des cofondateurs, prévoyez d'émettre différentes catégories d'actions, comptez lever des capitaux ou voulez une convention entre actionnaires et un livre des procès-verbaux bien rédigés, un avocat en droit des sociétés évite des erreurs coûteuses à corriger plus tard.

Combien de temps faut-il pour constituer une société au Canada ?

Les incorporations provinciales en ligne par le Registre des entreprises de l'Ontario sont généralement traitées en quelques heures à quelques jours ouvrables. Les incorporations fédérales par Corporations Canada sont souvent complétées en un jour ouvrable pour les dépôts en ligne. Ajoutez du temps pour un rapport NUANS (habituellement le jour même) ou pour la structure d'actions et les documents d'organisation préparés par un avocat.

Quand dois-je m'inscrire à la TVH en Ontario ?

Vous devez vous inscrire à la TVH lorsque vos fournitures taxables mondiales dépassent 30 000 $ durant un seul trimestre civil ou au cours de quatre trimestres civils consécutifs. Sous ce seuil, vous êtes un « petit fournisseur » et l'inscription est facultative. Beaucoup d'entreprises s'inscrivent volontairement pour demander des crédits de taxe sur les intrants sur leurs achats.

Un non-résident peut-il démarrer une entreprise en Ontario ?

Oui. Depuis le 5 juillet 2021, l'Ontario a éliminé l'exigence de résidence canadienne pour les administrateurs de l'OBCA : un non-résident peut donc s'incorporer provincialement et agir comme seul administrateur. Les sociétés fédérales sous la CBCA exigent toujours qu'au moins 25 % des administrateurs résident au Canada. Les non-résidents devraient consulter un conseiller fiscal sur leurs obligations fiscales canadiennes.

Qu'est-ce qu'un rapport NUANS ?

Un rapport NUANS (Newly Upgraded Automated Name Search) est une recherche pancanadienne de noms corporatifs et de marques de commerce. Il est requis pour les sociétés fédérales nommées et pour les sociétés OBCA ontariennes nommées afin de confirmer que votre nom proposé n'entre pas en conflit avec des noms existants. Le rapport est généralement valide 90 jours.

Faut-il choisir une société numérotée ou nommée ?

Une société numérotée (par exemple « 1234567 Ontario Inc. ») est plus rapide et moins chère parce que vous sautez la recherche de nom. Vous pouvez toujours enregistrer un nom commercial plus tard pour l'image de marque. Choisissez une société nommée si votre nom d'entreprise fait partie de votre identité dès le premier jour et que vous souhaitez le verrouiller à l'incorporation.

Quelles sont les obligations déclaratives continues d'une société ontarienne ?

Une déclaration annuelle ontarienne au Registre des entreprises de l'Ontario, une déclaration annuelle fédérale auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant l'anniversaire (si incorporée au fédéral), les résolutions d'assemblée annuelle des actionnaires, la déclaration T2 six mois après la fin de l'exercice, les déclarations de TVH selon le calendrier attribué, les remises de paie si vous avez des employés, la mise à jour du registre ICD (fédéral) et les avis de changement dans les 15 jours suivant un changement d'administrateur ou de siège.

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