L'incorporation en Ontario pour un entrepreneur étranger est plus accessible que ne le pensent la plupart des non-résidents. Le régime provincial ontarien prévu par la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (OBCA) n'exige aucune résidence canadienne pour vos administrateurs — contrairement au régime fédéral établi par la Canada Business Corporations Act (CBCA). Cette seule différence fait de l'Ontario le choix par défaut pour les entrepreneurs étrangers qui souhaitent établir une société canadienne sans dépendre de contacts locaux.
Ce guide couvre les exigences principales, la démarche étape par étape et les obligations post-incorporation que tout entrepreneur étranger doit comprendre avant de déposer ses statuts constitutifs en Ontario.
Pourquoi l'incorporation en Ontario convient à l'entrepreneur étranger
Lorsqu'un entrepreneur étranger souhaite constituer une société au Canada, la première décision est provinciale ou fédérale.
L'incorporation fédérale sous la CBCA confère à la société un nom protégé dans toutes les provinces et la capacité d'exercer ses activités partout au pays sous un seul enregistrement. Mais elle comporte une contrainte importante pour les non-résidents : au moins 25 % des administrateurs doivent être résidents canadiens. Pour une société comptant moins de quatre administrateurs, au moins un administrateur doit être résident canadien. Si vous êtes un fondateur solo établi hors du Canada sans contacts canadiens, l'incorporation fédérale peut ne pas être réalisable.
L'incorporation en Ontario sous l'OBCA contourne entièrement cette exigence. Depuis le 5 juillet 2021, le gouvernement de l'Ontario a supprimé l'exigence selon laquelle un pourcentage donné d'administrateurs devait être résident canadien sous l'OBCA — un changement introduit par la Better for People, Smarter for Business Act, 2020. Un entrepreneur étranger peut désormais constituer une société ontarienne dont le conseil d'administration est entièrement composé de non-résidents.
Pour la majorité des entrepreneurs étrangers qui abordent le marché ontarien ou canadien pour la première fois, l'incorporation provinciale sous l'OBCA est le point de départ le plus simple, le plus rapide et le plus pratique.
Ce qu'il faut préparer avant le dépôt
Avant de déposer les statuts constitutifs auprès du Registre des entreprises de l'Ontario, vous devez avoir quelques éléments en place.
La décision entre une société nommée ou une société à numéro. Les sociétés ontariennes doivent comporter un élément juridique dans leur dénomination : « Limited », « Limitée », « Incorporated », « Incorporée », « Corporation » ou les abréviations correspondantes (Ltd., Ltée, Inc., Corp.). Si vous souhaitez une société nommée, il vous faudra vous assurer que le nom n'est pas déjà utilisé par une autre entreprise ontarienne — ce qui implique généralement une recherche de disponibilité auprès du Registre des entreprises de l'Ontario.
Vous pouvez aussi opter pour une société à numéro. La province attribue automatiquement un numéro (par exemple, « 1234567 Ontario Inc. »), ce qui évite la recherche de dénomination et est souvent plus rapide. Beaucoup d'entrepreneurs étrangers commencent avec une société à numéro et modifient la dénomination plus tard, une fois les activités lancées.
Un siège social situé en Ontario. Cette exigence surprend souvent les entrepreneurs étrangers. Une société ontarienne doit avoir un siège social situé en Ontario — pas seulement une adresse postale, mais une adresse physique. Cette adresse fait partie du registre public et c'est à cet endroit que la société reçoit la correspondance gouvernementale officielle et les avis juridiques.
Les non-résidents satisfont fréquemment à cette exigence en retenant les services d'un cabinet d'avocats ou d'un service d'agent enregistré en Ontario pour fournir l'adresse du siège social. Cette approche est courante et parfaitement légitime.
Au moins un administrateur. La société doit compter au moins un administrateur, qui doit être âgé d'au moins 18 ans et ne pas être frappé d'incapacité juridique. Sous l'OBCA actuelle, cet administrateur peut être entièrement étranger — aucune exigence de résidence ne s'applique.
Étape par étape : l'incorporation en Ontario pour un entrepreneur étranger
Étape 1 — Choisir la dénomination sociale
Décidez entre une société à numéro (aucune recherche de nom requise, plus rapide) et une société nommée (exige la confirmation de la disponibilité du nom). Les sociétés nommées doivent inclure un élément juridique (Inc., Ltd., Corp., etc.) et ne doivent pas prêter à confusion avec des entreprises ontariennes ou canadiennes déjà enregistrées.
Étape 2 — Établir un siège social en Ontario
Prévoyez une adresse physique ontarienne où la société recevra sa correspondance. Ce ne peut être une case postale. De nombreux non-résidents utilisent l'adresse d'un cabinet d'avocats ou d'un service d'agent enregistré professionnel pour satisfaire à cette exigence.
Étape 3 — Confirmer les administrateurs
Déterminez qui agira à titre d'administrateur. Sous l'OBCA, aucune restriction de résidence ne s'applique. Les noms et adresses des administrateurs font partie du registre public. Assurez-vous que chaque administrateur satisfait aux exigences de base : 18 ans et plus, capable juridiquement de conclure des contrats.
Étape 4 — Préparer et déposer les statuts constitutifs (Formulaire 5351E)
Les statuts constitutifs sont le document fondateur de la société. Ils sont déposés par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario (ontario.ca) et doivent contenir :
- La dénomination sociale (ou une demande de numéro)
- L'adresse du siège social
- Le nom et l'adresse de chaque premier administrateur
- La structure du capital-actions (minimum : une catégorie autorisée d'actions — la plupart des sociétés utilisent un « nombre illimité d'actions ordinaires »)
- Toute restriction sur les activités de la société ou sur le transfert des actions (le cas échéant)
Les frais gouvernementaux de dépôt sont de 300 $ CA. Le traitement se fait généralement le jour même ou dans un délai de trois jours ouvrables lorsque les documents sont complets.
Étape 5 — Organiser la société après l'incorporation
L'incorporation n'est qu'un commencement. Après avoir reçu votre certificat de constitution, vous devez organiser la société :
- Adopter la première résolution des administrateurs (adoption des règlements administratifs, nomination des dirigeants, émission des actions)
- Ouvrir un compte bancaire d'entreprise
- Constituer un livre des procès-verbaux — le dossier physique ou numérique de toutes les résolutions de la société, des registres d'actionnaires, des nominations de dirigeants et des décisions corporatives importantes
L'OBCA exige que les sociétés tiennent un livre des procès-verbaux et le maintiennent à jour. Il s'agit d'une obligation de conformité, et non d'une formalité.
Après l'incorporation : inscription à l'ARC et obligations fiscales
Après avoir complété l'incorporation en Ontario, vous devez vous inscrire auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour obtenir un numéro d'entreprise (NE). Le numéro d'entreprise est l'identifiant unique que le gouvernement fédéral utilise pour suivre les comptes fiscaux de votre société.
Selon vos activités, vous pourriez devoir ouvrir des comptes de programme pour :
- Impôt sur le revenu des sociétés (T2) : Toutes les sociétés constituées au Canada doivent produire chaque année une déclaration de revenus des sociétés T2, même en l'absence de revenus. Les sociétés détenues par des non-résidents ne sont pas exemptées de cette obligation.
- TPS/TVH : Si les revenus annuels de la société provenant de fournitures taxables au Canada dépassent 30 000 $ CA, l'inscription à la TPS/TVH devient obligatoire.
- Retenues sur la paie : Obligatoires si la société emploie des travailleurs au Canada.
- Importation/exportation : Obligatoires si la société importe des marchandises au Canada ou exporte des marchandises hors du Canada.
Les sociétés détenues par des non-résidents doivent également tenir compte des obligations de retenue d'impôt. Lorsque la société verse des dividendes, des intérêts ou des redevances à des actionnaires non-résidents ou à des parties liées, le Canada impose généralement une retenue d'impôt — en règle générale de 25 % selon le droit interne, bien que ce taux soit souvent réduit par une convention fiscale applicable entre le Canada et le pays de résidence du bénéficiaire. Le Canada a conclu des conventions fiscales avec plus de 90 pays ; il vaut donc la peine de vérifier si une convention s'applique à votre situation.
Le registre des individus ayant un contrôle important (IIC)
Une exigence de conformité entrée en vigueur le 1er janvier 2023 est particulièrement pertinente pour les entrepreneurs étrangers dotés de structures de propriété à plusieurs niveaux.
En vertu des modifications apportées à l'OBCA, toutes les sociétés privées ontariennes doivent préparer et tenir un registre des individus ayant un contrôle important (IIC). Un IIC est défini comme toute personne qui :
- Détient, contrôle ou dirige 25 % ou plus des droits de vote rattachés aux actions de la société, OU
- Détient, contrôle ou dirige des actions représentant 25 % ou plus de la juste valeur marchande de l'ensemble des actions en circulation, OU
- Est en mesure d'exercer une influence importante sur les activités de la société, quel que soit le nombre d'actions détenues
Le registre des IIC doit être conservé au siège social de la société. Il doit être mis à jour au moins une fois par exercice financier et dans les 15 jours suivant tout changement porté à la connaissance de la société.
Pour les sociétés ontariennes (par opposition aux sociétés fédérales constituées sous la CBCA), aucune exigence ne prévoit le dépôt du registre des IIC auprès du gouvernement. Il s'agit d'un document de conformité interne, non d'un document public. Cependant, il doit être disponible pour consultation sur demande de l'ARC ou des forces de l'ordre dans les circonstances appropriées.
Les administrateurs et dirigeants qui permettent sciemment à une société de ne pas tenir un registre des IIC, ou qui permettent l'inscription de renseignements faux ou trompeurs, s'exposent à des amendes pouvant atteindre 200 000 $ ou à une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois.
Pour les entrepreneurs étrangers dotés de sociétés de portefeuille, de prête-noms ou d'autres structures de propriété non standards, l'identification et l'inscription correctes de tous les IIC exigent une analyse rigoureuse dès la constitution.
Erreurs fréquentes commises par les entrepreneurs étrangers qui s'incorporent en Ontario
Plusieurs erreurs évitables reviennent régulièrement lorsque des ressortissants étrangers s'incorporent en Ontario sans accompagnement adéquat.
Choisir l'incorporation fédérale sans saisir l'exigence de résidence des administrateurs. Beaucoup d'entrepreneurs étrangers optent par défaut pour l'incorporation fédérale (CBCA) parce qu'ils ont entendu dire qu'elle offre une protection pancanadienne, sans réaliser qu'ils ont besoin d'un résident canadien au conseil. L'incorporation en Ontario convient généralement mieux à un entrepreneur étranger sans contacts canadiens.
Utiliser une adresse étrangère ou une case postale comme siège social. Le siège social doit être une adresse physique ontarienne. L'utilisation d'une adresse étrangère ou d'une case postale entraînera le rejet du dépôt.
Négliger l'inscription à l'ARC après l'incorporation. L'incorporation et l'inscription à l'ARC sont des étapes distinctes. Une société ontarienne qui commence ses activités sans ouvrir son compte T2 s'expose à des pénalités pour production tardive.
Oublier le registre des IIC. L'obligation du registre des IIC s'applique dès l'incorporation. La mettre en place rétroactivement, une fois la société déjà opérationnelle, peut devenir complexe si la structure de propriété a évolué.
Présumer que l'incorporation en Ontario couvre les autres provinces. Une société ontarienne est autorisée à exercer ses activités en Ontario. Si vous comptez exercer des activités dans d'autres provinces — en y maintenant une présence physique, des employés ou en y effectuant des ventes — vous devrez peut-être enregistrer la société de façon extra-provinciale dans ces provinces.
Logistique bancaire. Les banques canadiennes exigent souvent des rencontres en personne ou une preuve de lien canadien (par exemple un administrateur ou dirigeant canadien) avant d'ouvrir un compte d'entreprise. Il s'agit d'un enjeu pratique, non juridique, et il vaut mieux le régler tôt — un avocat en droit des sociétés peut vous orienter vers les banques et services qui accommodent les sociétés détenues par des non-résidents.
Foire aux questions
Un non-résident peut-il être le seul administrateur d'une société ontarienne ?
Oui. Depuis le 5 juillet 2021, l'OBCA n'exige plus qu'aucun administrateur d'une société ontarienne soit résident canadien. Un entrepreneur étranger peut s'incorporer en Ontario et agir comme seul administrateur sans aucun contact canadien au conseil. Il s'agit d'un avantage clé par rapport à l'incorporation fédérale sous la CBCA.
Faut-il une adresse canadienne pour s'incorporer en Ontario ?
Une adresse physique ontarienne pour le siège social est obligatoire — elle ne peut être une adresse étrangère ou une case postale. Les non-résidents satisfont couramment à cette exigence en utilisant l'adresse d'un cabinet d'avocats ou d'un service d'agent enregistré professionnel en Ontario. L'adresse figure au registre public.
Combien coûte l'incorporation en Ontario ?
Les frais gouvernementaux de dépôt pour l'incorporation en Ontario sont de 300 $ CA. Les coûts additionnels varient selon que vous retenez un avocat pour la structure du capital-actions, les résolutions d'organisation et la mise en place du livre des procès-verbaux. Les honoraires juridiques sont recommandés — une structuration initiale déficiente peut exiger des corrections coûteuses par la suite.
Qu'est-ce qu'un individu ayant un contrôle important (IIC) en Ontario ?
Un IIC est toute personne qui détient ou contrôle 25 % ou plus des actions avec droit de vote d'une société ou 25 % ou plus de la juste valeur marchande de l'ensemble des actions, ou qui exerce autrement une influence importante sur la société. Les sociétés privées ontariennes doivent tenir un registre des IIC à leur siège social, mis à jour au moins chaque année et dans les 15 jours suivant tout changement.
Une société ontarienne à capital étranger paie-t-elle de l'impôt canadien ?
Oui. Toutes les sociétés constituées en Ontario doivent produire chaque année une déclaration de revenus des sociétés T2 auprès de l'ARC. Les paiements versés par la société à des actionnaires non-résidents (dividendes, intérêts, redevances) sont assujettis à une retenue d'impôt canadien, généralement de 25 %, à moins qu'une convention fiscale applicable ne réduise ce taux.
Un étranger peut-il s'incorporer en Ontario sans venir au Canada ?
En règle générale, oui. La démarche d'incorporation elle-même peut se faire à distance par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario en ligne. Toutefois, certaines banques canadiennes exigent des rencontres en personne pour ouvrir un compte d'entreprise, et vous devrez prévoir une adresse de siège social en Ontario par l'intermédiaire d'un cabinet d'avocats ou d'un fournisseur de services.
L'incorporation en Ontario est-elle préférable à l'incorporation fédérale pour un entrepreneur étranger ?
Pour la plupart des entrepreneurs étrangers sans contacts canadiens, l'incorporation provinciale en Ontario est plus pratique. Aucune exigence de résidence des administrateurs ne s'applique sous l'OBCA. L'incorporation fédérale sous la CBCA exige qu'au moins 25 % des administrateurs soient résidents canadiens, ce qui constitue un obstacle immédiat pour des fondateurs entièrement non-résidents.
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Si vous êtes un entrepreneur étranger qui envisage une incorporation en Ontario, structurer correctement la société dès le départ vous protège juridiquement et la prépare à des opérations efficaces. Chez Hadri Law, Nassira El Hadri — fondatrice et avocate principale, admise au Barreau de l'Ontario en 2021 — conseille régulièrement des entrepreneurs d'Europe, d'Afrique du Nord et des Amériques sur l'incorporation ontarienne, l'entretien corporatif et le droit des affaires transfrontalier.
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Le présent article fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Chaque situation d'affaires est différente. Consultez un avocat pour discuter de votre situation particulière.
