Une entreprise individuelle n'exige pas automatiquement un numéro d'entreprise de l'ARC (Agence du revenu du Canada). L'inscription devient obligatoire lorsque vos revenus taxables dépassent 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs, lorsque vous embauchez des employés, ou lorsque vous importez ou exportez des marchandises commerciales. Un travailleur autonome peut aussi s'inscrire volontairement pour réclamer les crédits de taxe sur les intrants.
Si vous exploitez une entreprise à titre de travailleur autonome — que vous soyez pigiste, consultante, artisan ou propriétaire d'un petit commerce — vous finirez probablement par atteindre un seuil où l'Agence du revenu du Canada (ARC) exige votre inscription. L'enjeu est de savoir précisément à quel moment cela se produit. Bien s'y prendre vous permet de rester conforme avec un minimum de friction. Mal s'y prendre peut vous exposer à devoir de la TPS/TVH rétroactive, avec intérêts.
Ce guide explique ce qu'est un numéro d'entreprise de l'ARC, les situations précises qui déclenchent une inscription obligatoire, les cas où l'inscription volontaire est judicieuse, et les idées reçues qui piègent régulièrement les propriétaires d'entreprise canadiens.
Qu'est-ce qu'un numéro d'entreprise de l'ARC?
Un numéro d'entreprise (NE) est un identifiant à neuf chiffres attribué par l'ARC. On peut le voir comme le NAS de votre entreprise : un seul NE relie entre eux tous les comptes de programmes fédéraux dont votre entreprise a besoin.
Le NE ne fait rien en lui-même. Il sert plutôt de point d'ancrage à différents comptes de programme, chacun identifié par un code de deux lettres suivi d'un numéro de référence à quatre chiffres. Les comptes les plus courants sont :
- RT — Compte de programme TPS/TVH : pour percevoir et remettre la TPS/TVH sur les fournitures taxables.
- RP — Compte de retenues sur la paie : pour remettre les cotisations au RPC, à l'AE et les retenues d'impôt sur le revenu lorsque vous avez des employés.
- RM — Compte d'importation/exportation : pour les importateurs et exportateurs commerciaux.
- RC — Compte d'impôt sur le revenu des sociétés : réservé aux entreprises constituées en société — il ne s'applique pas aux entreprises individuelles.
Puisqu'une entreprise individuelle n'est pas une entité juridique distincte de son propriétaire, le travailleur autonome déclare ses revenus d'entreprise dans sa déclaration personnelle T1 (au moyen du formulaire T2125 — État des résultats des activités d'une entreprise ou d'une profession libérale). Le compte RC ne vous concerne donc pas, tant que vous ne vous constituez pas en société.
Une entreprise individuelle a-t-elle besoin d'un numéro d'entreprise de l'ARC?
Vous avez uniquement besoin d'un numéro d'entreprise lorsqu'une des conditions suivantes s'applique. L'inscription n'est pas facultative dans les trois situations obligatoires décrites ci-dessous.
1. Vos revenus taxables dépassent 30 000 $ (le seuil du petit fournisseur)
C'est le déclencheur le plus courant. En vertu de l'article 148 de la Loi sur la taxe d'accise, L.R.C. 1985, ch. E-15, vous êtes considéré comme un « petit fournisseur » — et donc dispensé de l'inscription obligatoire à la TPS/TVH — tant que la valeur totale de vos fournitures taxables mondiales (y compris celles des personnes associées) reste sous la barre des 30 000 $ sur les quatre trimestres civils précédents. Le seuil est de 50 000 $ pour les organismes de services publics.
Dès que vous franchissez le seuil du petit fournisseur, ce statut prend fin et l'inscription à la TPS/TVH devient obligatoire. En vertu de l'article 240 de la Loi sur la taxe d'accise, vous devez présenter une demande d'inscription au plus tard 30 jours après la fourniture taxable qui vous a fait dépasser la limite. Une fois inscrit, vous recevez un NE et un compte de programme TPS/TVH (RT), et vous devez commencer à percevoir la TPS/TVH sur vos fournitures taxables.
Quelques nuances importent ici :
- Le seuil de 30 000 $ s'applique aux fournitures taxables, et non à l'ensemble des revenus. Certains biens et services sont exonérés de TPS/TVH (par exemple, la plupart des services de santé, certains services éducatifs, et la location résidentielle à long terme) ou détaxés (par exemple, les produits d'épicerie de base et les exportations). Les fournitures exonérées ne comptent pas dans le calcul du seuil.
- Le calcul porte sur quatre trimestres civils consécutifs, et non sur une année civile. Un quatrième trimestre fort peut vous faire franchir la ligne même si votre chiffre d'affaires annuel reste modeste.
- Certaines industries doivent s'inscrire peu importe le revenu. Les exploitants de taxis et les chauffeurs de covoiturage commercial, par exemple, doivent s'inscrire même s'ils se qualifieraient autrement comme petits fournisseurs (Loi sur la taxe d'accise, art. 123 et 240(1.1) — la définition d'« entreprise de taxis » couvre le transport de passagers organisé par plateforme électronique).
Vous pouvez consulter la législation directement dans la Loi sur la taxe d'accise, art. 148 et la Loi sur la taxe d'accise, art. 240.
2. Vous embauchez des employés
Dès que vous versez un revenu d'emploi — salaire, traitement, avantages imposables ou équivalent — vous devenez un employeur aux yeux de l'ARC. Les employeurs doivent prélever les cotisations au Régime de pensions du Canada, les cotisations d'assurance-emploi, ainsi que l'impôt fédéral et provincial sur chaque chèque de paie, puis remettre ces montants à l'ARC.
Pour ce faire, vous devez ouvrir un compte de retenues sur la paie (RP), ce qui exige à son tour un numéro d'entreprise. Cela s'applique même si vous êtes par ailleurs bien en deçà du seuil de 30 000 $ pour la TPS/TVH.
Embaucher un travailleur autonome à contrat est différent — le travailleur autonome vous facture et gère ses propres obligations fiscales — mais l'ARC applique un test à plusieurs facteurs pour déterminer qui est un employé et qui est un entrepreneur. Se tromper dans cette qualification est une erreur fréquente et coûteuse pour les travailleurs autonomes qui embauchent pour la première fois.
3. Vous importez ou exportez des marchandises commerciales
Si vous importez des marchandises commerciales au Canada ou en expédiez à l'étranger, vous avez besoin d'un compte d'importation/exportation (RM) avant le dédouanement de votre première expédition. Les importations personnelles occasionnelles ne déclenchent pas cette obligation, mais l'activité commerciale, oui.
Inscription volontaire — quand y avoir recours
Même si aucun des déclencheurs obligatoires ne s'applique, un travailleur autonome peut s'inscrire volontairement à un compte TPS/TVH. Le principal avantage est l'accès aux crédits de taxe sur les intrants (CTI) : une fois inscrit, vous pouvez récupérer la TPS/TVH payée sur les dépenses d'entreprise admissibles, telles que l'équipement, les services professionnels, les logiciels et le loyer commercial.
L'inscription volontaire vaut souvent la peine d'être envisagée lorsque :
- Vos coûts de démarrage sont élevés et vous souhaitez récupérer la TPS/TVH payée sur ces dépenses.
- Vous vendez principalement à d'autres entreprises inscrites à la TPS/TVH (elles peuvent réclamer des CTI sur vos factures, donc facturer la taxe n'affecte pas leur coût).
- Vous prévoyez franchir le seuil de 30 000 $ sous peu et préférez avoir vos systèmes et votre facturation prêts à l'avance.
- Percevoir la TPS/TVH projette une image professionnelle, surtout en contexte interentreprises.
Le compromis est d'ordre administratif : une fois inscrit, vous devez produire régulièrement des déclarations de TPS/TVH, facturer et remettre la taxe correctement, et conserver les pièces justificatives. Pour certains travailleurs autonomes à petite échelle, rester petit fournisseur est plus simple.
Idées reçues fréquentes sur le numéro d'entreprise
Ces quatre malentendus reviennent constamment. Les clarifier peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'argent.
« J'ai enregistré ma dénomination commerciale, j'ai donc déjà un NE. » Non. L'enregistrement d'un nom commercial en Ontario en vertu de la Business Names Act, L.R.O. 1990, ch. B.17 (Loi sur les noms commerciaux) — habituellement effectué par ServiceOntario — est une inscription provinciale. Elle enregistre le nom commercial sous lequel vous exercez vos activités. Un numéro d'entreprise de l'ARC est une inscription fédérale distincte. Vous devez vous inscrire séparément auprès de l'ARC pour obtenir un NE.
« Je suis travailleur autonome, alors j'utilise simplement mon NAS. » En partie vrai. Vous continuerez d'utiliser votre numéro d'assurance sociale pour déclarer vos revenus d'entreprise dans votre déclaration personnelle T1. Mais dès que vous ouvrez un compte TPS/TVH, de paie ou d'importation/exportation, vous utiliserez votre numéro d'entreprise de l'ARC pour toute interaction avec l'ARC dans ces dossiers.
« Sous 30 000 $, je n'ai jamais besoin d'un NE. » Pas tout à fait. Le seuil de 30 000 $ ne régit que l'inscription obligatoire à la TPS/TVH. Si vous embauchez un seul employé ou importez des marchandises commerciales, vous avez besoin d'un numéro d'entreprise, peu importe la taille de votre revenu.
« Obtenir un NE fait de mon entreprise une société par actions. » Non. Un numéro d'entreprise est purement un identifiant pour les comptes de programme de l'ARC. Il ne modifie pas votre structure juridique. Vous demeurez un travailleur autonome — personnellement responsable des dettes et obligations de l'entreprise — tant que vous ne vous constituez pas formellement en société en vertu d'une loi fédérale ou provinciale.
Quand la question du numéro d'entreprise devient une question plus grande
Pour bien des entrepreneurs, le moment où ils ont besoin d'un numéro d'entreprise est aussi celui où ils commencent à se demander sérieusement si l'entreprise individuelle demeure la bonne structure. Atteindre le seuil de 30 000 $, embaucher un premier employé ou commencer à importer sont tous des signes que votre entreprise dépasse sa configuration initiale. La constitution en société peut offrir une protection par responsabilité limitée, des possibilités de report d'impôt, ainsi que des obligations de conformité supplémentaires. Une courte conversation avec un avocat peut vous aider à peser le pour et le contre avant de vous inscrire à quoi que ce soit.
Questions connexes
Comment obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC comme travailleur autonome?
Vous pouvez vous inscrire en ligne par l'entremise du service Inscription en direct des entreprises de l'ARC, par téléphone auprès des demandes de renseignements des entreprises de l'ARC, ou par la poste au moyen du formulaire RC1 (Demande de numéro d'entreprise et de certains comptes de programme). Ayez sous la main votre NAS, l'adresse de votre entreprise et une description de votre activité principale. L'inscription comme telle est gratuite.
Que se passe-t-il si je dépasse 30 000 $ sans m'inscrire à la TPS/TVH?
L'ARC peut vous cotiser pour la TPS/TVH que vous auriez dû percevoir à partir de la date où vous deviez vous inscrire, plus les intérêts et d'éventuelles pénalités. Vous demeurez redevable de la taxe même si vous ne l'avez jamais perçue auprès de vos clients, ce qui fait d'une inscription tardive une erreur coûteuse.
Ai-je besoin d'un numéro d'entreprise si je travaille comme pigiste ou à contrat?
Seulement si l'un des déclencheurs obligatoires s'applique — généralement, le franchissement du seuil de 30 000 $ pour la TPS/TVH du petit fournisseur. Beaucoup de pigistes qui travaillent sous ce seuil, qui n'ont pas d'employés et qui ne font pas d'importations commerciales opèrent légalement sans numéro d'entreprise de l'ARC.
Puis-je m'inscrire volontairement avant d'atteindre le seuil?
Oui. L'inscription volontaire à la TPS/TVH est permise et souvent stratégique. Le principal avantage est la possibilité de réclamer des crédits de taxe sur les intrants sur les dépenses d'entreprise admissibles. Vous devriez évaluer la charge administrative et vérifier si votre clientèle est B2B ou B2C avant de prendre votre décision.
Sources et ressources officielles
Lois fédérales citées
- Loi sur la taxe d'accise, art. 148 — Petits fournisseurs
- Loi sur la taxe d'accise, art. 240 — Exigences d'inscription TPS/TVH
- Loi sur la taxe d'accise, art. 123 — Définitions (y compris « entreprise de taxis »)
Lois ontariennes citées 4. Business Names Act, L.R.O. 1990, ch. B.17
Ressources utiles 5. Agence du revenu du Canada — S'inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise 6. Agence du revenu du Canada — TPS/TVH pour les entreprises 7. ServiceOntario — Enregistrer une dénomination commerciale
Contactez Hadri Law
Si vous cherchez à déterminer s'il faut vous inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC — ou si le moment est venu de passer d'une entreprise individuelle à une société par actions — une courte conversation avec une avocate peut vous éviter des faux pas coûteux. Chez Hadri Law, nous aidons les entrepreneurs de Toronto et de la GTA à structurer correctement leur entreprise dès le premier jour et à gérer leur conformité avec l'ARC au fur et à mesure de leur croissance.
Appelez au (437) 974-2374 pour une consultation initiale gratuite. Nous servons nos clients en anglais, français, espagnol et catalan, et vous pouvez aussi réserver directement au calendly.com/hadrilaw/free-consultation.
Cet article fournit de l'information générale et ne constitue pas un avis juridique ou fiscal. Chaque situation est différente. Contactez un avocat ou un fiscaliste pour discuter de votre situation particulière.
