Une société dépourvue de livre des procès-verbaux s'expose à des amendes prévues par la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (jusqu'à 25 000 $ pour la société; jusqu'à 2 000 $ et l'emprisonnement pour les administrateurs), à un risque accru d'audit par l'ARC, à des nouvelles cotisations fiscales et à de sérieuses complications lors de la vente de l'entreprise ou d'une demande de financement. La dissolution involontaire est également possible en cas de non-conformité persistante.

Les conséquences de l'absence de livre des procès-verbaux sont plus graves que ne le réalisent la plupart des propriétaires d'entreprise. Des milliers de sociétés ontariennes existent sur papier alors que leur livre des procès-verbaux demeure vide, incomplet ou inexistant. Il ne s'agit pas d'un simple oubli administratif : c'est un manquement juridique assorti de répercussions financières et légales concrètes. Bon nombre de propriétaires constituent leur société par l'entremise d'un service en ligne et supposent que la tâche est accomplie. En réalité, les services de constitution en ligne ne réalisent généralement que le dépôt initial — soit environ 10 % de ce que la loi exige. L'obligation continue de tenir un livre des procès-verbaux commence à la constitution et ne cesse jamais.

Cet article explique ce que le livre des procès-verbaux doit contenir, ce que la loi exige réellement et — surtout — ce qui se passe lorsqu'une société s'en passe.

Ce que doit contenir un livre des procès-verbaux

Le livre des procès-verbaux constitue le registre juridique officiel de l'existence et de la gouvernance d'une société. Que votre société soit constituée sous le régime de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (OBCA) ou de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA), la loi vous oblige à conserver un ensemble de registres fondamentaux.

Sous le régime de l'article 140 de l'OBCA, une société ontarienne doit tenir :

Les statuts constitutifs et toutes leurs modifications, ainsi qu'une copie de toute convention unanime des actionnaires
Les procès-verbaux des assemblées d'actionnaires et l'ensemble des résolutions
Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et les résolutions
Un registre des administrateurs et dirigeants
Un registre des valeurs mobilières documentant toutes les émissions et les transferts d'actions
Des livres comptables adéquats

Les sociétés fédérales régies par l'article 20 de la CBCA ont des obligations équivalentes, auxquelles s'ajoute l'exigence de conserver les livres comptables pendant au moins six ans après la fin de l'exercice auquel ils se rapportent.

Au-delà de ces exigences de base, l'Ontario a introduit une obligation importante entrée en vigueur le 1er janvier 2023 : toutes les sociétés privées régies par l'OBCA doivent désormais tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important (PCI) — soit un registre identifiant toute personne qui détient, contrôle ou exerce une influence importante sur 25 % ou plus des actions ou des droits de vote de la société. Ce registre est exigé par les modifications apportées à l'OBCA par le projet de loi 43 et s'applique à pratiquement toutes les sociétés privées ontariennes qui ne sont pas des filiales en propriété exclusive d'une société ouverte.

Des résolutions annuelles doivent aussi être préparées chaque année — habituellement après le dépôt de la déclaration de revenus des sociétés T2 par le comptable — afin d'approuver formellement les états financiers, de confirmer les nominations de dirigeants, de déclarer tout dividende, d'autoriser les primes de direction et de documenter les transferts d'actions ou les changements à la direction.

Conséquence n° 1 : amendes et sanctions pour non-conformité

La loi ne traite pas les manquements au livre des procès-verbaux comme de simples oublis administratifs. En vertu de l'article 256 de l'OBCA, des registres corporatifs incomplets ou inexacts peuvent constituer des fausses déclarations. Les administrateurs et dirigeants qui autorisent, permettent ou tolèrent sciemment l'inscription de renseignements faux ou trompeurs s'exposent à :

Des amendes pouvant atteindre 2 000 $ et/ou un emprisonnement maximal d'un an (pour les particuliers)
Des amendes pouvant atteindre 25 000 $ (pour la société elle-même)

Les dispositions relatives au registre des PCI entrées en vigueur en 2023 comportent des sanctions considérablement plus lourdes. Les administrateurs et dirigeants qui permettent sciemment une contravention aux exigences du registre de transparence encourent des amendes allant jusqu'à 200 000 $ et/ou un emprisonnement maximal de six mois.

Pour les sociétés constituées en vertu du régime fédéral, l'article 20 de la CBCA prévoit que la non-conformité sans motif raisonnable constitue une infraction passible d'une amende maximale de 5 000 $.

Il s'agit de sanctions maximales; leur application varie, et les poursuites sont plus probables lorsqu'une société fait déjà l'objet d'une enquête pour d'autres motifs. Toutefois, l'exposition statutaire est bien réelle et constitue un plafond applicable à toute société non conforme.

Conséquence n° 2 : audits de l'ARC et nouvelles cotisations fiscales

L'Agence du revenu du Canada considère le livre des procès-verbaux comme une preuve que la société est exploitée conformément à la loi. Lorsque l'ARC vérifie une société et constate l'absence de livre des procès-verbaux — ou un registre qui s'arrête plusieurs années avant la période visée —, elle en tire une conclusion directe : si la société ne respecte pas le droit corporatif, pourquoi respecterait-elle le droit fiscal?

Cette inférence entraîne des conséquences précises et coûteuses :

Les dividendes et primes peuvent être refusés. L'ARC peut contester la validité de dividendes et de primes de direction en l'absence de résolutions autorisantes. Sans résolution déclarant un dividende, l'ARC peut requalifier le paiement en revenu d'emploi — imposé à un taux plus élevé, assujetti à des cotisations supplémentaires au RPC et susceptible d'entraîner des pénalités.

Les réorganisations corporatives peuvent être renversées. Les opérations de restructuration — gels successoraux, roulements d'actions, montages avec société de portefeuille — nécessitent toutes une documentation corporative adéquate. Si les résolutions autorisant ces opérations n'existent pas, l'ARC peut soutenir que les transactions n'ont pas eu lieu telles que déclarées et procéder à une nouvelle cotisation.

L'Exonération cumulative des gains en capital peut être perdue. L'Exonération cumulative des gains en capital (ECGC) permet aux actionnaires admissibles d'abriter jusqu'à 1,25 million de dollars de gains en capital lors de la vente d'actions d'une société exploitant une petite entreprise admissible (SEPE) — un montant rehaussé pour les dispositions effectuées après le 24 juin 2024. Pour réclamer cette exonération, il faut démontrer que la société a été une société exploitant une petite entreprise admissible tout au long de la période de détention — ce qui exige des registres corporatifs adéquats et continus. Des livres des procès-verbaux incomplets ou manquants peuvent compromettre entièrement l'exonération, exposant l'actionnaire vendeur à des centaines de milliers de dollars d'impôt sur les gains en capital qui auraient autrement été abrités.

Le montant de l'ECGC est indexé annuellement. Confirmez le montant applicable auprès de votre avocate fiscaliste avant de planifier une vente.

Conséquence n° 3 : des transactions qui échouent ou se renégocient à la baisse

Lorsqu'une société cherche un prêt bancaire, accueille un investisseur ou met l'entreprise en vente, la vérification diligente commence toujours par le livre des procès-verbaux. Les acheteurs, prêteurs et investisseurs s'en servent pour répondre à une question fondamentale : cette société est-elle ce que son propriétaire affirme qu'elle est?

Des procès-verbaux manquants créent immédiatement de l'incertitude. L'acheteur qui découvre des années de résolutions non documentées ne peut savoir quelles décisions ont été prises sans autorisation, si les actions ont été émises conformément à la loi ou qui détient réellement le pouvoir de signature. Les conséquences pratiques sont constantes :

Réductions de prix — l'acheteur applique un escompte pour le coût et le risque liés à la remise en ordre
Retenues de garantie — une portion du prix d'achat est retenue jusqu'à ce que les registres soient complétés
Clôtures retardées — la transaction piétine pendant la reconstitution des registres
Échec de la transaction — l'acheteur ou le prêteur se retire complètement

Les sociétés professionnelles sont exposées à un risque additionnel. Les dentistes, comptables, ingénieurs, pharmaciens et autres professionnels réglementés qui exercent par l'entremise d'une société professionnelle peuvent voir leur ordre professionnel examiner les registres corporatifs lors du renouvellement du permis ou de l'approbation de la vente ou du transfert de la pratique. Des registres manquants peuvent retarder ou empêcher ces approbations.

La planification successorale et la liquidation d'une succession sont également compliquées par l'absence de registres. Au décès d'un actionnaire, la bonne documentation de la propriété des actions devient essentielle pour liquider ou transférer la succession efficacement. Sans registre des valeurs mobilières complet ni procès-verbaux documentant les émissions d'actions, le processus devient lent, coûteux et juridiquement incertain.

Conséquence n° 4 : dissolution involontaire et perte des biens corporatifs

En vertu des articles 240 et 241 de l'OBCA, le Directeur nommé sous le régime de la Loi a le pouvoir de dissoudre involontairement une société pour non-conformité. L'article 240 vise des motifs graves tenant à la cause; l'article 241 s'applique au défaut de respecter les obligations de dépôt et de paiement de droits prévues par des lois connexes.

Le processus se déroule généralement ainsi : le gouvernement envoie un avis de non-conformité; si la société ne réagit pas et ne remédie pas au défaut, un avis d'intention de dissoudre est émis; à l'expiration du délai prévu, la société est rayée du registre.

La dissolution n'est pas un simple désagrément administratif — c'est la mort juridique de la société. Dès la dissolution :

La société cesse d'exister en tant que personne morale
Les biens corporatifs peuvent être dévolus à la Couronne en vertu de l'article 244 de l'OBCA
La société ne peut plus contracter, poursuivre ou être poursuivie sous sa dénomination sociale
Quiconque continue d'exploiter l'entreprise sans statut corporatif agit de fait à titre personnel — personnellement responsable de l'ensemble des dettes et obligations

La reconstitution d'une société dissoute est possible en vertu de l'article 241 (dans un délai de 20 ans), mais elle exige des procédures judiciaires et le paiement des droits impayés. Les dissolutions prononcées en vertu de l'article 240 ne peuvent être reconstituées par voie de demande ordinaire — seulement par une loi privée de la Législature. Rien ne garantit que les biens dévolus à la Couronne seront récupérés.

Conséquence n° 5 : responsabilité personnelle et risque de levée du voile corporatif

L'une des principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs se constituent en société est de séparer leurs biens personnels des obligations de la société. Le livre des procès-verbaux fait partie de ce qui étaye cette séparation — il démontre que la société est exploitée en tant qu'entité juridique véritable et distincte.

Les tribunaux ontariens ne lèvent pas le voile corporatif à la légère. La Cour d'appel de l'Ontario a confirmé un critère en deux volets : il doit exister (1) un contrôle total ou un usage abusif de la société par le particulier, et (2) une conduite frauduleuse ou inappropriée du particulier ayant donné naissance à la responsabilité que le demandeur cherche à faire valoir. La simple non-tenue des registres ne suffit pas en soi à lever le voile.

Cela dit, des registres corporatifs insuffisants comptent en pratique. Dans les litiges entre actionnaires, les pourcentages de participation, les droits de vote et les pouvoirs de la direction s'établissent à travers le livre des procès-verbaux — plus précisément, par les certificats d'actions, le registre des valeurs mobilières et les procès-verbaux des réunions. Lorsque ces éléments n'existent pas, les tribunaux doivent s'en remettre à des preuves indirectes, coûteuses à rassembler et au résultat incertain. Les différends qui pourraient être tranchés rapidement par référence au livre des procès-verbaux deviennent des litiges onéreux.

Les administrateurs et dirigeants peuvent également faire face à une responsabilité personnelle pour certaines obligations statutaires — retenues à la source, TVH et autres obligations qui engagent la responsabilité personnelle lorsque la société y manque. L'absence de registres de gouvernance adéquats rend plus difficile la démonstration que les administrateurs ont agi avec diligence raisonnable, qui constitue souvent un moyen de défense contre les réclamations personnelles.

Conséquence n° 6 : le coût cumulatif de l'inaction

Bon nombre de propriétaires qui découvrent que leur livre des procès-verbaux est incomplet choisissent de reporter la remise en ordre parce qu'ils supposent qu'elle sera coûteuse. Le calcul, pourtant, va exactement dans l'autre sens.

L'entretien corporatif annuel — préparation et dépôt des résolutions annuelles, mise à jour des registres, documentation des décisions clés — coûte généralement quelques centaines de dollars par an lorsqu'il est pris en charge par un avocat en droit des sociétés dans le cadre d'un suivi de routine. La reconstitution rétroactive de plusieurs années de registres manquants est un exercice bien plus intensif : chaque année doit être révisée, les lacunes identifiées, les résolutions rédigées et, lorsque c'est possible, les signatures obtenues auprès des parties concernées. Plus la reconstitution remonte loin, plus elle devient coûteuse et incertaine.

Les prêteurs et acheteurs peuvent aussi considérer avec scepticisme des registres préparés rétroactivement. Des procès-verbaux datés plusieurs années après les événements qu'ils prétendent documenter soulèvent des questions que des registres adéquatement tenus ne soulèveraient jamais. La reconstitution est un outil légitime et parfois nécessaire, mais elle ne remplace pas la tenue contemporaine des registres.

Le principe est simple : le coût de l'entretien annuel est toujours bien inférieur à celui d'une remise en ordre différée — avant même de tenir compte des sanctions réglementaires, de l'exposition aux audits et du risque sur les transactions décrits ci-dessus.

Que faire si votre livre des procès-verbaux est incomplet

Si votre livre des procès-verbaux est manquant ou désuet, la bonne approche consiste à agir méthodiquement plutôt qu'à paniquer. La situation est corrigible dans la plupart des cas, et plus tôt elle est traitée, moins le processus est coûteux.

Rassembler tous les registres existants. Réunissez les statuts constitutifs, les résolutions antérieures, les certificats d'actions et les conventions d'actionnaires qui existent sous quelque forme que ce soit.
Faire évaluer les lacunes par un avocat en droit des sociétés. Un avocat peut identifier ce qui manque, ce qu'il est essentiel de reconstituer et les risques propres à votre situation.
Reconstituer les registres avec un accompagnement juridique adéquat. Les résolutions rétroactives constituent un outil juridique reconnu lorsqu'elles sont correctement préparées. Il ne s'agit pas d'antidater des documents, mais de ratifier formellement des décisions passées au moyen de résolutions actuelles juridiquement valides.
Mettre en place un processus d'entretien annuel. Une fois les registres mis à jour, les révisions annuelles devraient être intégrées à la routine — habituellement coordonnées avec la préparation des états financiers de fin d'exercice par votre comptable.
Confirmer votre juridiction de constitution. Si vous vous êtes constitué sous le régime fédéral (CBCA) plutôt que provincial (OBCA), vos obligations précises (et les sanctions en cas de non-conformité) diffèrent à certains égards. Confirmez quel régime s'applique à votre société.

Questions fréquentes sur le livre des procès-verbaux

Le livre des procès-verbaux est-il obligatoire en Ontario?

Oui. Sous l'article 140 de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, toute société ontarienne doit tenir un livre des procès-verbaux contenant ses statuts, ses règlements administratifs, les procès-verbaux de ses assemblées, les registres des administrateurs et dirigeants ainsi qu'un registre des valeurs mobilières. Le défaut de tenir les registres exigés constitue une infraction sous le régime de l'OBCA.

Peut-on reconstituer un livre des procès-verbaux après coup?

Oui. La reconstitution rétroactive est juridiquement reconnue et couramment effectuée. Un avocat en droit des sociétés prépare des résolutions actuelles qui ratifient ou confirment des décisions passées. Plus les registres doivent remonter loin, plus le processus est complexe et coûteux. Les résolutions rétroactives correctement préparées se distinguent du simple antidatage de documents, qui serait en soi irrégulier.

Ai-je besoin d'un livre des procès-verbaux pour une société fédérale (CBCA)?

Oui. L'article 20 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions impose des obligations équivalentes de tenue de registres aux sociétés fédérales. Les sanctions en cas de non-conformité sans motif raisonnable incluent une amende pouvant atteindre 5 000 $. L'obligation de conserver les livres comptables pendant six ans s'applique également sous la CBCA.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour le livre des procès-verbaux?

Au minimum une fois par année. Les résolutions annuelles devraient être préparées après le dépôt de la déclaration de revenus des sociétés T2. Le livre doit également être mis à jour chaque fois que survient un événement significatif : changement d'administrateurs ou de dirigeants, transfert d'actions, déclaration de dividendes, changement de siège social ou toute autre décision corporative importante.

L'ARC peut-elle refuser un dividende en l'absence de résolution?

Oui. L'ARC peut contester la validité d'un dividende s'il n'existe aucune résolution corporative l'autorisant. En l'absence de documentation adéquate, l'ARC peut requalifier le paiement en revenu d'emploi, lequel est assujetti à un taux d'imposition personnel plus élevé, aux cotisations au RPC ainsi qu'à des intérêts et pénalités potentiels. Les opérations de réorganisation corporative sont vulnérables de la même manière.

La constitution en ligne inclut-elle un livre des procès-verbaux complet?

Généralement non. Les services de constitution en ligne déposent habituellement les statuts constitutifs et peuvent préparer une résolution organisationnelle de base, mais ils ne fournissent pas l'ensemble complet des résolutions initiales, des registres, des certificats d'actions et des documents de gouvernance qui composent un véritable livre des procès-verbaux. Les nouvelles sociétés se retrouvent ainsi non conformes dès le départ.

Qu'est-ce que le registre des particuliers ayant un contrôle important?

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les sociétés privées régies par l'OBCA doivent tenir un registre identifiant toute personne qui détient, contrôle ou exerce une influence importante sur 25 % ou plus des actions ou des droits de vote de la société. Ce registre fait partie du livre des procès-verbaux et est accessible au gouvernement, aux forces de l'ordre et aux autorités de réglementation, mais non au grand public. Les administrateurs ou dirigeants qui permettent sciemment une non-conformité s'exposent à des amendes pouvant atteindre 200 000 $ et/ou à un emprisonnement maximal de six mois.

Que se passe-t-il si une société est dissoute pour non-conformité?

Une société dissoute cesse d'exister en tant que personne morale. Les biens corporatifs peuvent être dévolus à la Couronne en vertu de l'article 244 de l'OBCA. L'entreprise ne peut plus contracter, poursuivre ou être poursuivie en tant que société. Quiconque continue d'exploiter l'entreprise sous la dénomination de la société dissoute le fait sans la protection de la responsabilité limitée. La reconstitution par voie judiciaire est possible, mais elle comporte des frais juridiques et n'est pas garantie.

Le présent article fournit des renseignements juridiques généraux et ne constitue pas un avis juridique. Chaque situation est différente. Consultez un avocat pour discuter de votre situation particulière.

Sources et ressources officielles

Lois ontariennes citées

Lois fédérales citées

Loi canadienne sur les sociétés par actions (CBCA) art. 20 — Registres corporatifs et conservation

Ressources gouvernementales

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